La programmation de votre nouveau télécopieur garantit que votre numéro de téléphone, votre raison sociale, la date et l'heure sont inclus avec chaque document télécopié. Ces informations peuvent s'avérer précieuses pour votre entreprise si vous envoyez par télécopie des devis à des clients avec un délai d’acceptation. Bien entendu, le fait d'inclure ces informations sur chaque télécopie donne également à vos documents et à votre entreprise une apparence plus professionnelle. Les clients avertis d'Internet attendent des informations rapidement. Par conséquent, l’utilisation d’un télécopieur pour finaliser rapidement les transactions peut augmenter votre clientèle.
Appuyez sur le bouton sur le télécopieur qui dit "Configuration".
Utilisez la flèche qui pointe vers la droite pour aller à l’option que vous voulez programmer. Les options sont numérotées.
Choisissez l'option "Configuration de base du fax". Vous choisissez cela en appuyant sur le bouton "OK" lorsque vous arrivez à cette option en utilisant la flèche vers la droite. À la date et à l'heure, appuyez à nouveau sur "OK".
Entrez la date et l'heure d'aujourd'hui. Utilisez les touches fléchées pour aller à droite ou à gauche, puis utilisez le pavé numérique pour entrer chaque numéro correct. Après avoir entré la date et l'heure correctes, appuyez sur "OK". L'écran peut revenir au mode prêt.
Répétez les étapes précédentes pour revenir à "Configuration de base du fax". Utilisez la touche fléchée pour passer à l’étape suivante de la programmation "En-tête de fax". Appuyez à nouveau sur le bouton "OK". Utilisez le clavier pour entrer le nom commercial que vous souhaitez voir apparaître sur chaque fax. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur "OK". Il vous sera demandé de saisir votre numéro de fax. Utilisez le clavier pour entrer votre numéro de fax, puis appuyez sur "OK".
Répétez les étapes pour revenir à "Configuration de base du fax". Cette fois, choisissez Sonneries pour répondre et appuyez sur "OK". Si vous utilisez une ligne dédiée uniquement au télécopieur, choisissez la sonnerie “1”. Si vous l'utilisez également pour une ligne téléphonique, vous souhaiterez probablement augmenter le nombre de sonneries. Choisissez votre numéro et appuyez sur "OK".
Examinez les autres options de la section "Configuration de base du télécopieur" pour savoir si vous devez les modifier. Ils incluent "Taille du papier de télécopie", programmez-le si vous n'utilisez pas du papier ordinaire de 8,5 x 11 pouces. "Numérotation par tonalités ou par impulsions" si vous utilisez encore des impulsions, vous devrez modifier cette option."Volume sonnerie et bip" si vous remarquez que le son perturbe votre travail ou vos clients, modifiez cette option. Si vous sortez de la ville et souhaitez que vos fax soient transférés quelque part, utilisez l’option «Transfert de fax».
Conseils
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La numérotation abrégée est une autre option qui n’a pas besoin d’être programmée mais que vous jugerez utile. Si vous envoyez fréquemment des fax aux mêmes numéros, vous pouvez les entrer en numérotation abrégée. Les options de configuration avancées incluent des choix de motifs de sonnerie, des options de recomposition et des options de réduction. Celles-ci n'ont pas besoin d'être programmées, sauf si votre entreprise a besoin de ces options.
