Un rapport de situation correspond exactement à ce que son nom implique: un rapport sur une situation contenant des informations factuelles vérifiées qui donne une image claire du "qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment" d'un incident ou d'une situation. De nombreuses organisations utilisent des rapports de situation pour donner aux supérieurs les informations et les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions. Les organisations de gestion des urgences, les agences gouvernementales, les forces armées, les entreprises, les forces de l'ordre, les organisations non gouvernementales humanitaires et les diplomates s'appuient sur des rapports de situation.
Observez la situation aussi clairement que possible. Si l'événement était une catastrophe naturelle, visualisez la zone sinistrée et notez l'impact sur le territoire, les infrastructures et la population. Un rapport de situation doit fournir tous les faits pertinents aux personnes qui fonderont leurs décisions sur ces faits. Observez attentivement. La conjecture et l'opinion n'appartiennent pas à un rapport de situation.
Parlez à toutes les personnes impliquées pour lesquelles vous avez besoin d'informations. Chaque organisation qui a besoin ou produit des rapports de situation listera probablement le personnel qui doit être contacté et débriefé. Prenez de bonnes notes lors de chaque conversation car vous allez inclure ces données dans le rapport.
Recueillir et recueillir des données. L'objectif est de donner l'image la plus complète possible d'un événement et des résultats de cet événement. Notez des détails sur chaque aspect de la situation: ce qui s'est passé, pour qui, des détails sur l'heure, la date et le lieu, l'impact sur l'infrastructure et la manière dont la population locale réagit. De nombreuses organisations ont un format standard pour un rapport de situation qui demande certains types d'informations. Si un tel format existe, utilisez-le. Cela rendra la collecte de données plus rapide et plus précise.
Composez le rapport dans un ordre logique. Inclure toutes les informations pertinentes. Utilisez un vocabulaire clair et concis pour décrire les événements, en évitant les adjectifs et les adverbes. Les rapports de progrès réguliers suivront probablement le rapport de situation initial, vous devez donc uniquement décrire ce qui se passe actuellement, et non ce qui pourrait se produire dans un proche avenir.
Incluez une section Points saillants ou un résumé au début du rapport, mais uniquement après que toutes les données ont été rassemblées et classées dans un ordre logique. Utilisez des faits et des chiffres, en évitant les suppositions. La section Résumé ou Faits saillants doit transmettre les informations les plus importantes que les supérieurs occupés peuvent lire en premier.
Conseils
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Gardez à l'esprit les lecteurs du rapport et ce qu'ils ont besoin de savoir sur la situation.
