Dans le monde actuel, vous pouvez communiquer de manière professionnelle en utilisant plusieurs méthodes. Il est important de connaître les règles de la bonne correspondance commerciale pour les lettres, les courriels et les cartes de vœux. De petites erreurs peuvent faire la différence entre impressionner la personne qui reçoit votre correspondance et l’offenser. En outre, il est utile de savoir quand un courrier électronique suffira par rapport à une lettre dactylographiée ou à une note manuscrite.
Lettres Traditionnelles
Imprimez des lettres traditionnelles sur du papier à en-tête en utilisant un papier plus épais ou texturé. L'en-tête doit inclure le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de l'expéditeur. Si l'en-tête n'est pas disponible ou si la lettre est personnelle, le titre de la personne ou des personnes qui envoient la lettre doit apparaître dans le coin supérieur gauche. Par exemple, si vous et votre conjoint envoyez une lettre de plainte à une entreprise, incluez les éléments suivants:
M. et Mme John A. Doe, rue principale 123, n'importe où aux États-Unis, au 555-555-5555 [email protected]
Ensuite, indiquez le destinataire de votre correspondance et l’adresse dans la marge de gauche. Le nom et l'adresse doivent être formels, y compris ses titres et désignations.
La date vient ensuite sous la forme orthographiée, par exemple: 23 juin 2010. Sous la date, insérez une ligne faisant référence à l'objet de la lettre, en utilisant le formulaire "RE: (référence)".
Le message d'accueil est le suivant et doit refléter votre relation avec le parti. Si vous vous appelez par son prénom, saluez-la avec "Cher" et indiquez son prénom. Si la lettre est destinée à un département ou à un destinataire inconnu, utilisez "Cher Messieurs" ou "Cher Monsieur ou Madame", ou même "À qui de droit."
Toutes les lettres commerciales doivent être officiellement fermées. Le meilleur choix pour une fin professionnelle est simplement "Sincèrement" ou "Cordialement". Évitez les fins froufrous.
Notes manuscrites
Une note manuscrite est appropriée dans de nombreuses situations professionnelles, telles que les remerciements, les félicitations pour les réalisations telles que les remises de diplômes, les naissances familiales, les promotions et les condoléances.
L'enveloppe devrait inclure le nom officiel et l'adresse du destinataire. Votre adresse de retour doit apparaître au dos de l'enveloppe, même si elle peut être placée dans le coin supérieur gauche du recto.
La carte doit inclure un message d'accueil familier basé sur votre relation. Si vous êtes un prénom, utilisez le prénom. Sinon, choisissez une salutation respectueuse qui correspond au sentiment.
Gardez le corps du message court et écrivez ou imprimez soigneusement à l’encre bleue ou noire. Si vous n'avez pas une écriture correcte, trouvez quelqu'un qui en a.
Arriver au point. Si vous dites merci, choisissez une phrase ou deux qui rappelle au destinataire ce pour quoi vous la remerciez, mais ne donnez pas trop de détails. Si vous félicitez quelqu'un, indiquez pourquoi et, le cas échéant, comment vous avez reçu les informations. Si l'engagement d'un client était dans le journal, par exemple, coupez l'annonce et incluez-la avec la carte ou faites-la référence dans votre note.
Terminez la note par «sincèrement». Signez la lettre avec votre nom officiel et votre titre si vous êtes moins familier avec le destinataire. Si vous êtes plus familier, votre prénom est approprié.
Email présente un nouveau sujet de débat pour les mœurs de la communication d’entreprise. La première règle est de savoir que votre destinataire accepte ou préfère la correspondance par courrier électronique.
Présenter un profil de messagerie respectable. Votre adresse et la ligne d'objet doivent être identifiables et refléter votre statut commercial ou professionnel. Par exemple, si vous envoyez un courrier électronique à des clients, indiquez plutôt "[email protected]" au lieu de "[email protected]".
Il n’est pas nécessaire de disposer d’une adresse interne comme pour les lettres traditionnelles. Commencez donc par la salutation, qui devrait refléter votre relation avec le destinataire et être aussi formelle que possible. L'absence d'un message d'accueil simple, qui indique au destinataire que l'e-mail lui est destiné, est un faux pas commun des entreprises.
N'utilisez pas de courrier électronique pour résoudre un problème commercial devant être traité en personne. Évitez les confrontations d’e-mails et rappelez-vous que les e-mails vivent à vie sur les disques durs et les serveurs et peuvent être utilisés devant les tribunaux.
Évitez de vous perdre dans les courriels professionnels. Si vous devez inclure de nombreux détails, créez un document et associez-le au lieu de les insérer dans le corps de l'e-mail.
Évitez les émoticônes, l'argot informatique, les points d'exclamation ou les points d'interrogation plus d'une fois, ainsi que les majuscules. Si vous avez des doutes sur le contenu ou le format, essayez de l’imprimer sur du papier à en-tête et d’évaluer son professionnalisme. Si cela ne semble pas professionnel sur papier, ce n'est pas professionnel dans un courrier électronique.
Faites le professionnel de clôture avec "Merci" ou "Sincèrement". Votre entreprise et vos coordonnées doivent figurer dans votre signature électronique. Une signature scannée ou autrement formatée électroniquement est acceptable. Si vous utilisez normalement un devis, un slogan ou d’autres informations, évaluez son adéquation aux situations professionnelles.
