Si votre société achète ou vend des biens à l’étranger et que vous payez ou créez des factures dans une devise étrangère, vous devrez convertir la facture dans votre devise locale sur votre compte de résultat. La première conversion a lieu lorsque vous créez ou recevez la facture, la seconde à la date de fin de la période comptable et la troisième lorsque vous réglez la facture. Si le taux de change change entre les dates de conversion, vous enregistrerez la différence en tant que gain ou perte de transaction en devise étrangère.
Comment les taux de change affectent votre entreprise
Toute entreprise qui fait des affaires à l'étranger va être affectée par le taux de change. Un scénario courant consiste à acheter des matières premières à l’étranger et à les facturer dans une devise autre que la devise de votre pays, généralement en dollars américains, si votre entreprise est basée aux États-Unis. Les taux de change étant dynamiques, il y a de fortes chances que le taux de change soit différent si vous réglez la facture dans un délai de 30 jours par rapport à celui que vous réglez aujourd'hui. Que vous finissiez par payer plus ou moins contre la même facture dépend de la direction dans laquelle le taux de change évolue.
Il en ira de même si vous établissez une facture dans une devise étrangère telle que l'euro et si le client vous paie en euros 15 ou 30 jours après la date de la facture.
L'obligation d'enregistrer dans la devise locale
Une règle de comptabilité importante est que votre bilan et votre compte de résultat doivent être rapportés dans la devise de votre pays. Ainsi, vous enregistrerez toutes les dépenses en monnaie étrangère engagées par votre entreprise ainsi que les factures créées en dollars américains en utilisant le taux de change en vigueur à la date à laquelle vous enregistrez la transaction. Par exemple, si vous achetez des biens au prix de 10 000 GBP et que le taux de change est de 1,3 dollar la livre sterling, vous enregistrerez une dépense de 13 000 USD.
Gains et pertes de change
Lorsque vous saisissez une facture à un taux et que vous la payez à un autre, cela génère un gain ou une perte de change en fonction de la modification du taux de change. Il existe deux catégories de gains et de pertes:
- Gains et pertes non réalisés qui sont enregistrés sur les factures impayées à la fin du mois ou à une autre période comptable
- Gains et pertes réalisés qui sont enregistrés au moment du paiement ou de la réception
Vous devrez donc effectuer une conversion de devise lorsque vous enregistrez la transaction pour la première fois et à nouveau lors du règlement de la facture. Si la date de règlement est éloignée, vous devrez peut-être comptabiliser une série de gains ou de pertes sur plusieurs périodes comptables. Les gains et pertes de change résultant de la conversion sont enregistrés dans la rubrique "Gains / pertes de transaction en devises" du compte de résultat.
Enregistrement de l'échange
La manière la plus simple de montrer l’effet des gains et des pertes de change consiste à donner un exemple. Supposons qu'Aardvark Inc. vende le 8 décembre 100 000 dollars de marchandises à Le Chien, une société française, et accepte d'accepter le paiement en euros. Aardvark enregistre cette transaction comme un débit de 100 000 dollars sur les comptes clients et un crédit de 100 000 dollars sur les ventes.
À la date de la vente, un euro équivaut à 1,15 USD. Le Chien doit donc 86 957 euros (100 000 USD divisé par 1,15 USD).
À la fin de l'année, le comptable doit fermer les registres comptables d'Aardvark. Le 31 décembre, un euro vaut 1,12 dollar.Cela signifie que les créances à recevoir de Le Chien sont maintenant évaluées à 97 392 USD (1,12 USD x 86 957 Euros). Le comptable enregistre une perte de change non réalisée de 2 608 USD (100 000 USD moins 97 392 USD) dans le compte cumulatif des autres comptes complets du grand livre.
Le 18 janvier suivant, Le Chien paie la totalité du montant de 86 957 euros. Cependant, le taux de conversion de l'euro a encore diminué et un euro vaut désormais 1,10 dollar. La valeur des 86 957 euros que Aardvark reçoit de Le Chien a été ramenée à 95 653 dollars. Le comptable enregistre maintenant une perte réalisée réelle de 4 347 USD (100 000 USD moins 95 653 USD) dans le compte de résultat d'Aardvark. Les écritures précédentes des pertes non réalisées dans le compte cumulé des autres comptes complets sont journalisées.
