Une entreprise a quatre états financiers principaux: l’état des résultats, l’état des flux de trésorerie, le bilan et l’état des capitaux propres. Le compte de résultat est parfois appelé compte de résultat et peut même être abrégé en conversation en "P & L". Bien que les logiciels de comptabilité puissent simplifier la création de cet état, vous pouvez également générer un état des résultats en Excel. Vous aurez besoin de comprendre les définitions de revenus, dépenses, gains et pertes. Vous devez également spécifier la période de temps couverte par la déclaration. Enfin, vous devrez choisir l’un des deux formats à utiliser qui soit conforme aux principes comptables généralement reconnus, à savoir le compte de résultat à une étape ou le compte de résultat à plusieurs étapes.
Informations sur un compte de résultat
Le compte de résultat ou le compte de résultat contient des informations sur les produits, les charges, les gains et les pertes sur une période donnée. Les revenus, ou revenus, peuvent provenir d'opérations ou de sources non directement liées aux activités principales de l'entreprise. Les gains sont des sources de revenus inhabituelles et relativement imprévisibles, comme le fait de recevoir un paiement de règlement suite à une action en justice. Les dépenses peuvent également être des dépenses d'exploitation telles que les services publics et les salaires versés, ou des dépenses hors exploitation telles que les intérêts versés sur des prêts. Les pertes sont des dépenses inhabituelles et imprévisibles, telles que la cession d'actifs à long terme à un prix inférieur à leur valeur.
Formats des états de revenus
Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) exigent l’un des deux formats suivants pour les états des résultats qui seront vus par des personnes extérieures à la société. Les responsables peuvent trouver différents formats plus utiles à des fins internes, mais ils doivent s’assurer que ces rapports ne sont pas transmis à des utilisateurs externes. Les deux formats conformes aux PCGR sont le compte de résultat en une étape et le compte de résultat en plusieurs étapes. La principale différence entre ces deux formats réside dans la manière dont ils affichent le coût des biens (ou services) vendus et dans lequel ils placent les gains et les pertes sur le relevé.
Création du compte de résultat dans Excel
Vous trouverez peut-être utile de consulter des exemples de compte de résultat avant de commencer. Certains éléments sont essentiels à la déclaration, quelles que soient les spécificités de votre entreprise. Vous aurez un en-tête de trois rangées centré en haut. La première ligne sera le nom de l'entreprise. Le second sera le titre du rapport: Compte de résultat. Sur la troisième ligne, vous devez spécifier la période couverte par l'instruction. Quelques exemples pourraient être:
- Pour le trimestre se terminant le 31 mars 2018
- Pour le mois terminé le 30 septembre 2018
- Pour l'exercice clos le 31 décembre 2018
Laissez au moins une ligne vide après le titre pour plus de clarté. Les étapes suivantes varieront selon que vous utilisiez une étape ou plusieurs étapes, mais certains éléments sont partagés. Vous commencerez dans la première colonne et, chaque fois que des informations doivent être indentées pour les différencier, vous passez à la colonne suivante. Vous allez modifier la largeur de colonne de la première colonne de sorte que les informations de la deuxième colonne soient alignées après les premiers caractères de l'information située au-dessus, comme dans l'image ci-dessous.
Quel que soit le format utilisé, vous allez répertorier les revenus en premier, suivis des dépenses, avec un total appelé revenu net au bas. Une fois que tous les titres du compte ont été entrés, vous allez sauter une ou deux colonnes pour laisser un peu d’espace avant de saisir les valeurs en dollars. Définissez cette colonne pour afficher en tant que devise.
Le compte de résultat en une étape
Le compte de résultat en une étape utilise une formule de base: le revenu net est égal aux revenus et aux gains moins les charges et les pertes. Vous allez taper «Revenus & Gains» sur la première ligne, puis indenter les lignes suivantes dans lesquelles vous répertoriez les différents comptes de revenus et de gains pour votre entreprise. La ligne suivante sera à nouveau indentée et indiquera "recettes et gains totaux". Après une ligne vide, tapez "Dépenses et pertes", puis indentez les lignes suivantes dans lesquelles vous répertoriez les comptes de dépenses et de pertes. Vous indenterez à nouveau pour "total des dépenses et pertes". La dernière ligne est revenu et dépense.
Le compte de résultat multi-étape
La différence significative entre les déclarations en plusieurs étapes et les étapes en une seule réside dans le fait que nous distinguons les opérations des éléments non opérationnels. Votre relevé commence par les ventes, le coût des biens vendus et le bénéfice brut. Vous suivrez cela avec les dépenses d’exploitation, en les soustrayant pour trouver le sous-total intitulé «résultat d’exploitation». Vous répertorierez ensuite les produits hors exploitation, les gains, les charges et les pertes, dans cet ordre, puis vous effectuerez le total des éléments hors exploitation. En additionnant les activités et les éléments hors exploitation, vous obtenez le bénéfice net.
