Votre système de facturation peut être aussi rudimentaire qu'un stylo et un grand livre ou aussi sophistiqué qu'un programme informatique conçu pour tout gérer, du calcul des frais à l'envoi des relevés. La sophistication mise à part, les concepts de facturation de base n’ont pas changé depuis les temps bibliques. Il existe toujours un fournisseur de services, un utilisateur de services et les frais qui lient la relation.
La facturation commence avec les gens
Votre personnel crée un profil de chaque client comme première étape dans la conception d’un système de facturation personnalisé pour votre entreprise. Le personnel de Data collecte les noms, les adresses de facturation et les conditions selon lesquelles vos frais sont collectés. Si une tierce partie telle qu'une compagnie d'assurance est impliquée, cette information est également sécurisée. Les clients peuvent vous demander de les facturer directement ou de facturer des frais sur une carte de crédit.
Entrée de données et vérification
Les informations fournies par les clients sont entrées dans un logiciel ou enregistrées manuellement dans un grand livre. La vérification des cotes de crédit et de la couverture des sociétés d'assurance peut être effectuée par téléphone ou via un site Web. Votre personnel devra peut-être accéder à des informations sensibles telles que les pointages de crédit pour créer un profil complet de votre système de facturation, car certains clients voudront peut-être rembourser leur dette en plusieurs fois.
Comptes de codage
Que votre entreprise facture un service (une consultation) ou une myriade de services (consultations, frais de laboratoire, matériels, etc.), la mise en place d'un système de codage permettant de classer chaque service et produit est essentielle au suivi financier. Par exemple, un patient dentaire peut être facturé pour un nettoyage, mais les frais facturés si le dentiste effectue la procédure à la place de l'hygiéniste ne sont pas identiques, de sorte que deux codes sont utilisés à des fins de facturation. Un code peut signifier une couronne en or tandis qu'un autre représente le bonnet en porcelaine moins coûteux. Les codes ont une double fonction, vous permettant de suivre les coûts et les catégories pour que vous sachiez toujours comment le temps et les ressources sont utilisés.
Les factures sont émises
Vous avez deux façons de configurer la datation de votre système de facturation. Certains propriétaires d’entreprise facturent chaque client le même jour chaque mois. Si vous n’utilisez pas d’ordinateur pour gérer ce travail, il est logique de le faire. Alternativement, votre système de facturation électronique peut vous permettre de trier les clients par «date de service». Un service du 10 juillet, par exemple, générera automatiquement un relevé le 10 août en utilisant des cycles de facturation standard de 30 jours. Votre trésorerie peut être mieux servie en envoyant des relevés quelques jours après la prestation du service. Vous pouvez utiliser le courrier postal et la facturation électronique pour facturer les clients.
Les factures sont suivies
Le marquage des comptes une fois les échéances terminées est un élément important du système de facturation de chaque entreprise. Les rappels de paiement coordonnés avec la fixation de frais «en souffrance» constituent un autre avantage du maintien d’un système de facturation informatique. Alternativement, les membres de votre service comptable peuvent utiliser un système de «fichiers chauds» comportant une liste déroulante d'échéances indiquant des appels téléphoniques rappelant aux clients de payer leurs factures une fois la date d'échéance écoulée.
Services de recouvrement, audits et intermédiaires
Vous préférerez peut-être gérer vos propres services de recouvrement plutôt que de faire appel à un organisme extérieur pour gérer les problèmes de non-paiement. Les pratiques d'autocontrôle périodiques permettent de détecter de nombreux types d'irrégularités du système de facturation. Vous pouvez également vous affilier à une chambre de compensation configurée pour s’occuper de tous les aspects de votre système de facturation, des vérifications de la solvabilité du client à l’établissement des factures. Ces services ne sont pas bon marché, mais si vous préférez vous acquitter de la facturation, le compromis peut en valoir la peine.
