Les feuilles de temps des employés sont essentielles pour enregistrer les salaires dus, les congés accumulés et les absences des employés. De nombreux employeurs stockent les enregistrements de temps et de paie de leurs employés en tant que sauvegarde de leur méthode de traitement de la paie. Les archives historiques sont utiles si vous devez revérifier les salaires des employés, les retenues d’impôt et les retenues sur la paie. Cependant, les lois fédérales prescrivent combien de temps les employeurs doivent conserver un enregistrement d’emploi, y compris la période pendant laquelle les employeurs doivent également tenir des enregistrements de temps. Selon les lois fédérales, les employeurs devraient conserver les feuilles de temps pendant au moins deux ans.
Les registres d’emploi comprennent des informations sur les affectations de travail, les performances, les mesures disciplinaires ou les actions correctives de l’employé, ainsi que sur tout contrat ou convention, tel qu’une convention collective ou un contrat de travail. Les informations sur la rémunération font également partie des enregistrements d'un employé, ainsi que des enregistrements de temps contenant généralement des informations personnelles telles que le numéro de sécurité sociale de l'employé, son taux de salaire, son taux de régularisation exonéré ou non exonéré, son taux d'accumulation de congés payés ou de congés payés et, dans certains cas, les heures supplémentaires. ou taux de rémunération différentiel.
Les feuilles de temps sont des enregistrements d'emploi
Selon les pratiques de l’employeur en matière de tenue des dossiers, les feuilles de temps font partie du relevé d’emploi ou sont stockées séparément en tant que relevés de paie. Quoi qu’il en soit, les relevés de temps et les feuilles de temps sont considérés comme des relevés d’emploi et sont donc soumis à certaines lois qui imposent aux employeurs des obligations en matière de tenue des dossiers.
Loi sur les normes équitables du travail
Les employeurs assujettis à la loi sur les normes de travail équitables doivent se conformer aux règlements régissant le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, la classification des personnes exemptées et non exemptées, ainsi que la tenue des dossiers concernant tout ce qui concerne la rémunération des employés. La LSF n’exige pas de format spécifique pour la gestion des feuilles de temps des employés, mais elle oblige les employeurs à conserver certaines informations détaillées concernant le temps et la rémunération des employés non dispensés.
Conservation des dossiers
La conservation des enregistrements pour les enregistrements de paie et les contrats de travail est de trois ans. Pour les feuilles de temps et les enregistrements contenant des informations spécifiques telles que les jours travaillés, les déductions, les retenues à la source et autres détails, l'exigence est de deux ans. Les meilleures pratiques pour les ressources humaines recommandent probablement de conserver tous les enregistrements concernant la rémunération et la rémunération des employés pendant trois ans, car il existe un chevauchement important entre les enregistrements que les employeurs doivent conserver pendant deux ans et ceux qu’ils doivent conserver pendant trois ans.
Il existe des exigences distinctes pour les types de dossiers que les employeurs devraient conserver pour les travailleurs exemptés; Cependant, il est dans l’intérêt des employeurs de conserver les enregistrements de la même manière et pour une période de temps égale. Cela profite aux employeurs en cas de questions liées à la comparaison entre travailleurs exemptés et non exemptés. Lorsque les employeurs conservent les dossiers des employés exemptés selon un processus totalement différent de celui des employés non exemptés, il est difficile de justifier les pratiques en matière de ressources humaines concernant la rémunération exonérée par rapport au salaire non exempté si les enregistrements ne sont pas conservés de manière cohérente pendant la même durée.
Règles de tenue des dossiers de l'EEOC
Le gouvernement fédéral facilite la tâche des employeurs pour déterminer ce qu'ils doivent conserver et pendant combien de temps en établissant des règles similaires pour la conservation des documents entre agences. La Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi applique les lois antidiscrimination et, dans le cadre de son autorité de contrôle, elle oblige les employeurs à conserver les registres de paie et autres dossiers d'emploi pendant trois ans. En fait, l'EEOC affirme que les dossiers susceptibles de faire l'objet d'une réclamation en vertu de la loi sur l'égalité de rémunération devraient être conservés pendant au moins trois ans. Les relevés d'emploi, y compris les relevés de temps faisant partie d'une accusation officielle de discrimination, doivent être conservés jusqu'à la résolution finale.
