Un employeur est responsable de la tenue et de la conservation des dossiers du personnel de l’employé pour certaines périodes. Le type de fichier personnel conservé dans le fichier détermine la durée pendant laquelle il doit être conservé. Tous les dossiers du personnel doivent être stockés dans une zone sécurisée mais facilement accessible.
Un ans
Certains dossiers du personnel doivent être conservés pendant au moins un an après le départ de l'employé. Celles-ci comprennent tous les dossiers d’action sur l’emploi, tels que les promotions, les transferts et les résiliations, ainsi que tous les tests préalables à l’emploi, les dossiers de plainte et les actions en justice.
Deux ou trois ans
Tous les enregistrements liés à la paie, tels que les gains, les cartes de pointage, les horaires et les taux de rémunération, doivent être conservés pendant deux ans après le licenciement de l'employé. Les dossiers de paie réels doivent être conservés pendant trois ans après le congédiement de l'employé. Tous les documents liés à la loi sur les congés familiaux et médicaux doivent également être conservés pendant trois ans.
Cinq ans
Selon l’administration de la sécurité et de la santé au travail, toute information, y compris un résumé des détails, concernant une lésion ou une maladie professionnelle doit être conservée pendant cinq ans. Cependant, tout examen médical requis par la loi en raison d'une lésion ou maladie professionnelle doit être conservé pendant 30 ans.
