Sans système de gestion de base de données organisant, contrôlant et cataloguant les données, un système d’information serait un agglomérat organisé de données. Le rôle ultime d'un système de gestion de base de données consiste à mettre en œuvre des contrôles et à assurer la maintenance des fichiers de données à l'aide de la sécurité des données afin de garantir leur intégrité.
Catalogage des structures de fichiers
Le processus de catalogage des fichiers dans un système de gestion de base de données (SGBD) est extrêmement important. Il existe différents types de fichiers, qui vont du code informatique et des programmes de requête (qui extraient des informations) aux programmes d’utilitaire système et de maintenance des enregistrements. Tous ces programmes ont une structure de fichier unique, qui est identifiée par un schéma système ou un "schéma". Sans le processus de structure de fichiers, il serait difficile d’accéder aux fichiers et de les exploiter. Une structure de fichier au sein d'un (SGBD) fournit une structure ordonnée pour l'accès et la gestion de fichiers.
Identification des types de base de données
Un système de SGBD peut être constitué de différents types de bases de données. Une base de données contient la structure d'enregistrement des informations. Les bases de données d'un SGBD peuvent être des bases de données indexées, séquentielles ou relationnelles. Une base de données d'index est basée sur une clé primaire et peut être indexée sur n'importe quel champ unique de la structure de la base de données. On accède à une base de données séquentielle en commençant par le tout premier enregistrement de la base de données et une base de données relationnelle est constituée d'enregistrements, qui peuvent être joints à d'autres enregistrements existants dans une autre base de données sur la base d'identificateurs uniques. Le SGBD permet le partitionnement, le catalogage et l'accès à ces types de base de données.
Sécurité des données
La sécurité des données est une caractéristique importante de tout système d’information. Un SGBD fournit des tables de sécurité, qui sont des enregistrements destinés aux informations utilisateur, à l'identification et aux mots de passe. Le système de sécurité est construit à partir de tables de base de données relationnelles et chaque condition (codes d'accès d'utilisateur) doit être remplie dans chaque table pour qu'un utilisateur puisse accéder au système. Les systèmes de SGBD peuvent avoir des applications de sécurité intégrées, qui attribuent des droits et privilèges utilisateur en utilisant une table des autorités dans les applications utilitaires du système.
Tables et Records
Dans un SGBD, toutes les bases de données ont des enregistrements attribués. Les enregistrements sont classés en tant qu’articles ou enregistrements détaillés. Les enregistrements d'élément sont des enregistrements d'informations générales et les enregistrements de détail se concentrent sur un identifiant de champ dans l'enregistrement d'élément et fournissent des informations "détaillées" supplémentaires sur le champ et ont généré son enregistrement à partir de l'enregistrement d'élément. Les tables sont des structures sur lesquelles existent des enregistrements d'article et de détail. Un exemple d'article et d'enregistrement détaillé est une description du mobilier dans une base de données comprenant des champs de données généraux pour l'expédition, le paiement, etc., et un enregistrement détaillé correspondant, qui décompose ensuite le mobilier en différentes couleurs.
Intégrité des ensembles de données
Si un système d'information est un système de traitement basé sur les transactions, des ensembles de données sont créés pour cataloguer les modifications des données initiées par les utilisateurs dans le système. Toutes les modifications sont consignées dans un rapport d'exception de transaction. Les données sont collectées, distribuées et traitées à l'aide de méthodes batch ou temps réel. S'il s'agit d'une routine de traitement par lots, la plupart des organisations mettent à jour leurs systèmes une fois par jour, tandis qu'avec un système en temps réel, les mises à jour peuvent être ajoutées immédiatement.
