Les systèmes d'information comptable (AIS) ont révolutionné la manière dont les activités se déroulent dans une perspective globale. Une fois que les informations financières sont entrées dans le SIA, des rapports et des états financiers peuvent être générés à plusieurs niveaux d'activité pour assurer la rentabilité.
Pour que le logiciel AIS présente des rapports et des états financiers précis, les informations comptables doivent être saisies correctement et efficacement dans le système AIS.
Les faits
Les systèmes d'information comptable (AIS) ne sont aussi performants que les informations saisies dans le système. Bien que les logiciels AIS informatisés aient considérablement réduit le nombre d'heures de travail nécessaires pour enregistrer et compiler les informations comptables, le logiciel doit toujours être examiné et mis à jour quotidiennement pour l'enregistrement des transactions financières.
Toutes les transactions financières ont trois exigences principales pour assurer une comptabilité correcte des opérations commerciales: rapidité, exactitude et validité. Si les transactions financières ne respectent pas ces directives, les informations saisies dans le logiciel AIS conduiront à des états financiers mal préparés et à une défaillance de AIS.
Opportunité
Toutes les transactions financières doivent être rapides; les produits et les charges connexes se produisent au cours de la même période, les factures sont enregistrées dans le mois où elles sont reçues et les écritures de clôture mensuelles sont effectuées avant la clôture de la période comptable dans le SIA.
Le fait de permettre la saisie d'informations financières dans l'AIS au cours de différentes périodes comptables ou mois de mois faussera les rapports financiers produits par l'AIS. Il créera également des états financiers qui ne reflètent pas correctement les produits et les charges survenus au cours de la période comptable.
Précision
Une fois que les transactions financières sont reçues à temps, leur exactitude doit être vérifiée. Les rapports de coûts de travaux, les décaissements et les encaissements doivent tous être examinés pour garantir l'exactitude des montants figurant sur les documents. L'examen des transactions financières peut conduire à un examen d'autres fonctions comptables si des erreurs cohérentes sont commises.
Si des informations inexactes sont publiées dans le SIA, des rapprochements de compte devront être effectués pour détecter les erreurs dans les transactions financières.
Validité
Mesurer la validité des transactions financières est une étape importante lors de l’enregistrement d’informations dans le SIA. Les exigences de validité sont satisfaites une fois qu'une transaction est déterminée comme étant précise, fiable et pertinente pour les opérations commerciales. Les audits effectués par des cabinets comptables externes portent généralement sur la validité des informations financières saisies dans le système d’information comptable; l'enregistrement d'informations non valides est une erreur critique et sera répertorié comme un défaut comptable dans les rapports d'audit.
Flux de travail comptable
Les informations financières doivent suivre les étapes appropriées afin de répondre aux exigences de rapidité, d’exactitude et de validité. Chaque bureau comptable doit disposer d'un flux de travail permettant de saisir toutes les transactions financières dans le système AIS et de préparer les rapports financiers avant la fin de la période comptable. De plus, lors de flux de travail efficaces, chaque document ne sera traité qu’une seule fois au cours de chaque processus, ce qui éliminera un surcroît de travail en surchargeant les transactions financières.
Fraude volontaire
Bien que les transactions financières puissent satisfaire aux exigences comptables en matière de rapidité, d’exactitude et de validité, certaines entreprises se livrent à une fraude volontaire pour promouvoir la santé financière de leur entreprise. Le logiciel AIS était conçu comme un enregistrement informatisé difficile à manipuler, mais cela reste réalisable. L'utilisation de comptes spéciaux qui masquent les transactions, la création d'entités distinctes pour masquer les dettes et l'utilisation d'anciens auditeurs pour concevoir un système AIS d'entreprise sont autant de moyens de créer des informations frauduleuses avec un système AIS.
