La documentation est importante pour toute implémentation de système, et un système de comptabilité ne fait pas exception. La documentation est généralement faite sur papier ou en ligne avec des explications expliquant pourquoi une certaine décision a été prise par rapport à d'autres. La documentation est généralement standard dans une entreprise et se fait de la même manière à chaque fois qu'un nouveau système est implémenté, ce qui facilite la lecture et la recherche de tout problème.
Dépannage
L'importance d'un système de comptabilité est clairement visible lorsque quelque chose ne va pas et que les gens doivent trouver un moyen de le réparer. Par exemple: Un système de comptes fournisseurs ajoute une taxe étrange à certains fournisseurs. Le moyen le plus simple de trouver la cause de ce problème consiste à examiner la documentation pour voir comment le système a été configuré et pourquoi. Ceci est crucial lorsqu'un système est utilisé pour la première fois et que les utilisateurs découvrent des problèmes inattendus. Peut-être qu'un rapport demande des informations qui n'existent pas. L'examen de la documentation aiderait à résoudre le problème en indiquant où cette information est configurée dans le système.
Les décisions
La documentation d'un système comptable doit présenter les décisions lors de la mise en œuvre du système. De nombreux systèmes permettent une grande flexibilité et, avec la flexibilité, viennent les décisions. Par exemple, la documentation montrerait qui a décidé combien de chiffres un compte devrait avoir et les raisons pour lesquelles cette décision a été prise. Ceci est très important lorsqu'une entreprise subit des changements majeurs et que la nouvelle direction souhaite comprendre les décisions prises par des personnes qui n'y sont plus. Peut-être que ces décisions étaient sages peut être pas. Mais au moins, il existe une documentation des décisions prises pour l'entreprise.
Changements
Lorsqu'un système doit être mis à jour avec une nouvelle version ou un nouveau module, une documentation appropriée peut aider à accélérer ce processus. Ceci est crucial si un programme de comptabilité a été conçu spécifiquement pour une entreprise. Tous les détails techniques sont très importants pour la compatibilité avec d’autres logiciels et pour toute modification du programme. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d'un module d'immobilisation fixe et vous souhaitez que ce module transfère des informations vers le grand livre. La documentation doit vous indiquer si vous pouvez le faire et, le cas échéant, ce qu'il faut faire. Généralement, les informaticiens utilisent la documentation pour obtenir des informations techniques.
Format
Une bonne documentation pour les systèmes de comptabilité est généralement une combinaison d’organigrammes et de texte. Plusieurs fois, un diagramme de données montre comment un système a été développé et implémenté mieux que le texte. Celles-ci peuvent être un peu compliquées à comprendre. Assurez-vous donc que votre documentation comporte une légende pour pouvoir suivre les concepts.
Les autres formats de documentation sont sous forme de questionnaires, où des questions spécifiques sont posées et les réponses sont documentées. Sur la base des réponses, les rapports et autres problèmes du système comptable sont résolus. La documentation contient souvent des organigrammes et des questionnaires.
Considérations
De nombreuses entreprises documentent comment et pourquoi un certain système comptable a été sélectionné au lieu d’autres. Cela peut donner aux utilisateurs une très bonne idée de ce qu’était la réflexion à l’époque, même si aucun des décideurs n’est disponible pour répondre à des questions. Comme la mise en œuvre d’un système peut coûter cher, des procès-verbaux de réunions sont généralement disponibles pour documenter le processus de décision. Peut-être que la formation gratuite offerte par un fournisseur était plus attrayante qu’un autre. Ainsi, même avant la mise en place d'un système, la documentation devrait également être disponible.
