Les états financiers d’une entreprise comprennent l’état des résultats, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Le compte de résultat récapitule les revenus, les charges et les bénéfices d'une période comptable. Le bilan répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres, et l'état des flux de trésorerie résume les entrées et les sorties de fonds. Des états financiers précis sont importants car la direction, les investisseurs, les créanciers et les auditeurs externes dépendent d'informations fiables et complètes pour évaluer la santé financière et la performance des sociétés. La précision commence par les entrées de journal et se termine par le chef de la direction certifiant la fiabilité des informations.
Assurez l'exactitude du processus de saisie des données, qui implique les écritures au journal des opérations financières et l'enregistrement des écritures au grand livre. Si vos professionnels de la saisie de données commettent des erreurs mathématiques ou entrent les données dans de mauvais comptes, même un logiciel de comptabilité sophistiqué ne les détectera pas. La formation et la surveillance aléatoire sont deux moyens d’assurer le contrôle de la qualité du processus de saisie des données. Dans un article publié dans le Northern Nevada Business Weekly en novembre 2010, Mike Bosma, expert-comptable, vous recommande de fournir aux commis à la saisie de données une carte imprimée des comptes de la société à utiliser comme référence pour leur permettre de saisir les données dans les comptes appropriés.
Réconciliez vos documents comptables avec des documents externes, tels que des relevés bancaires, des factures fournisseurs, des relevés de carte de crédit et d’autres documents. Les chiffres doivent correspondre. Par exemple, le solde de votre bilan doit correspondre au solde final de votre relevé bancaire. De même, le solde du passif à long terme doit correspondre au solde total des emprunts hypothécaires et des autres documents de prêt à long terme.
Vérifiez les erreurs de bilan évidentes. Dans une note d'orientation publiée sur son site Web, le centre de développement des petites entreprises de l'Illinois à l'Illinois State University recommande aux propriétaires de petites entreprises de rechercher des erreurs évidentes dans le bilan, telles qu'un solde de trésorerie négatif.
Examinez le compte de résultat pour les erreurs possibles. Le coût des produits vendus ne doit pas être le même chaque mois, car la composition de vos ventes est susceptible de varier chaque mois. Si vous avez des immobilisations, il devrait y avoir une entrée pour les dépenses d’amortissement. Vérifiez que vous avez effectué les écritures d’ajustement pour les dépenses cumulées mais non payées, telles que les intérêts débiteurs et les dépenses salariales.
Vérifiez que vous avez ajusté les dépenses hors caisse dans l'état des flux de trésorerie. La différence entre le solde de trésorerie net entre la période précédente et la période en cours doit correspondre à la modification de vos relevés bancaires, en supposant que le produit du prêt passe par les comptes bancaires de votre entreprise.
Si vous décelez des anomalies, faites un suivi auprès de votre comptable, de votre gérant de magasin ou du responsable de l'entrepôt. Par exemple, un solde de stock plus élevé que la normale peut être dû à un trop grand nombre d’articles obsolètes ou abandonnés en stock. Un montant de retour élevé peut indiquer un problème de contrôle de la qualité dans votre usine de fabrication ou dans les installations de votre fournisseur.
