Quel que soit votre secteur d'activité, il est indispensable de comprendre comment rédiger une lettre commerciale de base. Bien que la correspondance commerciale de base soit très courante, il existe plusieurs types de lettres commerciales dans la rédaction technique. Les lettres commerciales diffèrent selon l'audience, le but, l'auteur et le format spécifique.
Reprendre la lettre d'accompagnement
Les gens d’affaires utilisent la lettre de motivation du CV dans le processus de candidature pour se "vendre" à l’organisation à laquelle ils tentent de se joindre. La lettre d'accompagnement est la première impression que vous, en tant que demandeur d'emploi, ferez sur votre employeur potentiel. Les employeurs l'utilisent souvent comme test décisif pour déterminer si leur CV mérite d'être lu. Selon le laboratoire de rédaction en ligne de Purdue, vous devriez rédiger votre lettre de motivation de résumé de manière narrative, en soulignant les expériences et les compétences qui vous ont préparé pour le poste que vous recherchez. Le centre d'écriture de l'Université de Caroline du Nord à Chapel Hill suggère d'écrire sur un ton qui se situe entre extrêmement conversationnel et extrêmement formel. Utilisez fréquemment des verbes d'action lors de la rédaction de votre lettre de motivation et utilisez l'aide recherchée ou la description de poste pour trouver des mots clés, tels que "orientés sur les détails", qui doivent être inclus dans votre lettre.
Lettre d'affaires persuasive
Si vous écrivez une lettre commerciale convaincante, vous essayez de convaincre le destinataire de prendre les mesures que vous recommandez. Vous pouvez écrire ce type de lettre commerciale à un employé, à un superviseur, à un client ou à un collègue, ou à d'autres parties à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Une lettre commerciale convaincante doit préciser le but (convaincre) dans les premières phrases, selon EnglishClub. La rédaction professionnelle est concise car les hommes d’affaires sont stéréotypiquement occupés. Il est très important que votre lettre aborde rapidement le problème et ne gaspille pas de temps avec des introductions, des rencontres ou des détails inutiles. Indiquez le plan d’action que vous voudriez que votre lecteur prenne dans les premières lignes et passez le corps de la lettre en décrivant les avantages de l’action ou en expliquant pourquoi elle devrait être prise. Assurez-vous d'inclure clairement tous les détails nécessaires. EnglishClub vous suggère également d'indiquer clairement si vous souhaitez une réponse.
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale convaincante, analysez votre public. À qui vous écrivez va déterminer quelles informations vous incluez. Par exemple, vous n'ajouterez une introduction que si la personne à qui vous écrivez ne vous connaît pas. De plus, un responsable trouverait dans la ligne de conduite des avantages différents de ceux d'un client.
Lettres d'apologie
Bien qu'elles constituent l'un des types les plus courants de lettres commerciales, les lettres d'excuses sont aussi les plus difficiles à écrire. Vous devez écrire pour "sauver la face", permettant ainsi à votre entreprise de conserver son intégrité tout en présentant des excuses sincères pour son indiscrétion. Comme les autres communications d’affaires, allez droit au but. Ecrivez l’intention de la lettre - de s’excuser - et ce pour quoi vous vous excusez dans le premier paragraphe. Selon ABusinessResource, votre paragraphe suivant devrait demander à la partie lésée de pardonner l'erreur et d'expliquer comment l'erreur a été commise, ainsi que tout ce qui est fait pour que cela ne se reproduise plus. Enfin, vous devez reformuler vos excuses et proposer de compenser l'erreur par un rabais, une marchandise gratuite ou une autre manière appropriée. Dans une lettre d'excuses, ne paraissez jamais à la défensive et fournissez toujours les coordonnées de quelqu'un qui peut le mieux résoudre le problème.
