Les lettres commerciales constituent le moyen le plus professionnel de communiquer avec les entreprises, que ce soit individuellement, personnellement ou de votre propre entreprise à une autre. Les mots dans la lettre ne sont pas le seul élément qui communiquera pour vous; La qualité du papier, l’utilisation du papier à en-tête et le mode de livraison montreront également à votre destinataire combien il est important pour vous de faire passer votre message commercial. L'envoi de lettres d'affaires ne devrait pas trop affecter votre budget d'entreprise.
Papier
La qualité du papier sur lequel votre lettre est imprimée en dit long sur l’importance de son contenu. FedexOffice, Staples et Office Max proposent une gamme de papiers d’affaires élégants. Ils peuvent également imprimer le papier à en-tête de votre entreprise sur le papier avant d’ajouter le contenu de la lettre. L'en-tête est recommandé pour les lettres commerciales, car il ajoute de la distinction et une image de marque à votre correspondance. Choisissez un papier épais et d'un blanc éclatant. évitez le papier de couleur. En juin 2011, le papier de 24 livres avec 25% de coton commençait aux alentours de 28 dollars pour 500 feuilles.
Mise en forme
Si vous débutez dans la rédaction de lettres commerciales, utilisez un modèle de lettre commerciale pour vous aider à formater votre lettre. De nombreux modèles sont disponibles gratuitement. Votre logiciel de traitement de texte contient probablement des modèles. Choisissez un format simple et faisant autorité, avec des marges et un interligne appropriés.
Relecture et impression
Une fois que vous avez terminé et relu votre deuxième version de la lettre, vous pouvez engager un relecteur ou un réviseur professionnel pour la relire. Il est essentiel que votre lettre soit exempte d'erreurs. Les services de relecture tournent autour de 10 USD l'heure, à compter de juin 2011. Certains relecteurs facturent les prix au mot. Recherchez donc le meilleur tarif pour vos besoins. En faisant imprimer votre lettre professionnelle par un service d'impression professionnel, vous vous assurerez qu'elle est dynamique et correctement alignée. Il ne devrait y avoir aucune trace d'encre sur la lettre. Les services d’impression vont de 0,08 $ à 0,45 $ par page.
Livraison
Une fois que votre lettre est polie et imprimée, vous devez choisir un mode de livraison approprié. Achetez des enveloppes qui confèrent à votre lettre le niveau de confidentialité nécessaire et qui sont proches de la qualité et du poids du papier que vous avez utilisé pour la lettre. Le courrier USPS est souvent l’option la plus pratique et la moins coûteuse pour envoyer votre lettre. Si vous avez besoin d'une confirmation de livraison ou d'une livraison urgente, vous pouvez choisir USPS, UPS, FedEX ou DHL. Depuis juin 2011, le coût commence à environ 3 USD et augmente en fonction du délai de livraison de la lettre et de l'envoi éventuel de la lettre au pays ou à l'étranger.
