Les lettres d’affaires se terminent souvent par l’inclusion d’initiales de référence. Ces initiales sont conçues pour servir de référence concernant le rédacteur de la lettre, le signataire et le dactylographe. De nombreuses entreprises exigent l’utilisation d’initiales de référence sur toutes les lettres commerciales; D'autres ne le font pas.
Placement
La toute dernière section d'une lettre commerciale est consacrée aux initiales de référence. Ces initiales sont toujours placées au bas d'une lettre, deux lignes au-dessous du bloc-signature et alignées sur la marge de gauche. Il peut y avoir un ou plusieurs jeux d'initiales de référence.
Détails
Ces abréviations sont utilisées à des fins de référence. Il est donc important pour le lecteur de la lettre de comprendre l’ordre des initiales. il peut y avoir un, deux ou trois initiales. Le signataire des initiales des lettres est placé en premier, en toutes lettres majuscules, suivi d'un trait oblique (/) ou d'un signe deux-points (:). Après cela, les initiales de l’écrivain sont écrites à nouveau en toutes lettres majuscules suivies d’une barre oblique ou de deux points. Les initiales des dactylographes sont toujours placées en dernier et doivent être en minuscules.
Objectif
Les initiales de référence sont utilisées comme moyen d’enregistrer les personnes qui ont signé et tapé un document. Ces initiales offrent aux entreprises un moyen d’enquêter sur les problèmes liés aux lettres envoyées par une entreprise. En cas de malentendu dans une lettre, le lecteur peut découvrir que la personne qui a écrit la lettre était différente de celle qui l'a signée. l'auteur a peut-être manqué des éléments importants du signataire de la lettre souhaitée dans le document.
Éléments de lettres d'affaires
Lorsqu'une entreprise rédige une lettre commerciale, elle inclut certains éléments standard. La plupart des entreprises écrivent des lettres commerciales sur leur papier à en-tête. Le dactylographe écrit la date, l'adresse du destinataire et la salutation. Après cela, le dactylographe écrit le corps de la lettre, la fermeture et inclut un bloc de signature; les initiales de référence sont considérées comme faisant partie du bloc de signature. Les autres éléments souvent inclus dans les lettres commerciales sont une ligne de référence, qui énonce l’objet de la lettre ou son contenu, ou une ligne d’attention, qui garantit que le document parvient à la bonne personne.
