Le Département américain du Travail estime que le nombre de véhicules sur la route continuera d’augmenter au cours des 10 prochaines années, ce qui créera une demande de professionnels et d’installations de réparation automobile. Les entreprises de réparation automobile bénéficieront de cette augmentation du trafic, mais la réglementation croissante du gouvernement fédéral et des États sur le secteur de la réparation automobile nécessitera davantage de documentation. À l’heure actuelle, les entreprises de réparation automobile exigent des preuves documentées indiquant leur conformité aux lois en vigueur en matière de licences et aux réglementations fédérales en vigueur. Sans la documentation réglementaire requise, les entreprises de réparation automobile font face à de lourdes amendes et à des peines d'emprisonnement.
Articles dont vous aurez besoin
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Publication 583 de l'US Internal Revenue Service (IRS)
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Publication IRS 15 - Circular E Guide de l'employeur pour les employeurs
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Formulaire d'évaluation des respirateurs pour la sécurité au travail et l'administration de la santé (OSHA)
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Fiche de données de sécurité OSHA
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Journal OSHA 300 des lésions et maladies liées au travail
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OSHA 300A Résumé des lésions et maladies liées au travail
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Rapport d'incident de blessure et de maladie OSHA 301
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US Internal Revenue Service: Publication 538, Méthodes des périodes comptables
Organisez un système de classement pour conserver la documentation requise par l'IRS et les trésors d'État en tant que preuve de conformité fiscale. Pour vous conformer à la réglementation de la taxe professionnelle, conservez des documents tels que les reçus de paiement, les factures, les enregistrements de dépôts bancaires et les retenues sur la paie. L'IRS propose aux publications IRS 583 et 15 - Circular E Guide des employeurs pour aider les entreprises à bénéficier de déductions fiscales et de retenues d'impôt à la source pour leurs employés. Il offre également des conseils sur la façon de gérer ces fichiers. Assurez-vous de contacter le ministère du Revenu de votre état pour déterminer la documentation fiscale locale requise.
Utilisation de la publication IRS 538 Périodes comptables Méthodes permettant de sélectionner le système de facturation requis lors du classement de la documentation de l'atelier de réparation automobile relative aux clients, y compris les estimations de réparation, les factures et les relevés de service. Les propriétaires d’entreprise devront examiner toutes les lois sur la divulgation des réparations automobiles dans les États ou dans les comtés afin de faire rapport sur la conformité. Les réglementations varient selon les États et les comtés, mais la plupart des États exigent que toutes les entreprises de réparation automobile conservent tous les fichiers de transaction pendant une certaine période.
Obtenez des formulaires et conservez des fichiers afin de vous conformer aux réglementations environnementales fédérales et nationales en matière de sécurité des employés.L'OSHA (Occupational Safety and Health Administration) a besoin d'un plan de sécurité et de communication des dangers pour tous les déchets dangereux produits par l'entreprise. Un formulaire d'évaluation OSHA des respirateurs est requis si les employés de la réparation automobile utilisent des respirateurs à des fins de protection. OSHA propose également des formulaires d'archivage spécifiques: journal OSHA 300 des accidents et maladies liés au travail, OSHA 300A, Résumé des accidents et maladies liés au travail et OSHA 301, rapport d'incident. La loi exige que chaque formulaire de tenue de registres OSHA permette de suivre les incidents liés à des maladies, des blessures et des incidents impliquant des employés ou impliquant des matières dangereuses. Contactez le département du travail de votre état et l’agence de protection de l’environnement pour connaître les exigences locales en matière de rapports.
Signaler et documenter tout le stockage et l'élimination des déchets dangereux sur le site. Les entreprises de réparation automobile doivent documenter leurs inventaires de produits chimiques et fournir une fiche de données de sécurité OSHA pour chaque produit chimique dangereux utilisé dans l'atelier. La plupart des États exigent que les entreprises de réparation automobile tiennent des registres des stocks de produits chimiques, des informations sur l'élimination des déchets chimiques, des factures relatives aux services d'élimination des déchets dangereux et des informations sur le recyclage des déchets. Certains États, comme l'Ohio, exigent que les entreprises de réparation automobile s'enregistrent sous un numéro d'identification de déchet dangereux si leur élimination atteint un certain seuil. Cependant, étant donné que chaque État a des exigences différentes en matière de stockage et de documentation des déchets dangereux, il est essentiel que les entreprises de réparation automobile contactent le département de la protection de l'environnement de leur État pour obtenir plus d'informations.
