Il existe des règles spécifiques permettant aux organisations de rester en conformité lorsqu'elles effectuent leurs opérations bancaires. Une partie de cette exigence découle de la conformité naturelle d'une entreprise à une organisation à but non lucratif. L'autre partie provient de la nature transitoire du leadership des organisations à but non lucratif. Avec un flux constant de dirigeants dans une organisation, une banque doit s'assurer que les bonnes personnes accèdent au compte et signent des chèques.
Associations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif sont des entités commerciales bénéficiant d'un statut d'exonération fiscale par le biais du code fiscal IRS 501 (c) (3). Bien qu'ils soient toujours tenus de déclarer leurs impôts et de démontrer leurs objectifs philanthropiques, ils ne sont pas assujettis à l'impôt sur le revenu fédéral ou étatique sur les fonds recueillis. Les organisations à but non lucratif collectent généralement des fonds et engagent des dépenses pour la gestion des organisations. Elles doivent donc disposer d'un compte bancaire viable pour les organisations.
Numéro d'identification fiscale
La première chose dont une organisation à but non lucratif aura besoin pour ouvrir un compte bancaire doit être constituée en tant qu’organisation à but non lucratif dans l’État où elle exerce ses activités et pour obtenir un numéro d’identification fiscale. Il s’agit du numéro que la banque utilise pour le compte bancaire lors de son ouverture et envoie tout avis d’accumulation d’intérêts à l’IRS en fonction de ce numéro. Une organisation à but non lucratif ne peut pas ouvrir un compte en tant que compte "faisant affaire en tant que" sous le numéro de sécurité sociale d'une personne.
Statuts
La banque exigera qu'une copie des statuts soit conservée dans les dossiers pour le compte de toute organisation à but non lucratif. Les statuts définissent le but de l'organisation, ses autorités en matière de banques et d'investissement et les coordonnées de ses créateurs et responsables. En règle générale, la banque demande au président, au vice-président, au trésorier et au secrétaire de signer le compte.
Minutes d'organisation
De nombreuses organisations à but non lucratif ont un conseil d'administration qui change fréquemment. Il y a souvent une rotation annuelle avec de nouveaux membres qui assument des rôles de leadership comme l'exigent les règlements. Ceci est vrai pour les organisations scolaires, les sports communautaires ou les clubs. À mesure que les dirigeants de l’organisation changent, la banque doit disposer de nouveaux signataires pour le compte. Pour ce faire, les anciens signataires doivent rencontrer les nouveaux membres du conseil d’administration à la banque avec une copie du procès-verbal avec vote des nouveaux membres. La banque conservera une copie du procès-verbal et demandera les signatures et les coordonnées des nouveaux dirigeants.
Signer Numéros de sécurité sociale
Bien que l’organisation à but non lucratif conserve son propre numéro d’identification fiscale et conserve son identité propre, la banque demandera aux signataires du compte de fournir leur numéro de sécurité sociale personnel afin que celui-ci soit enregistré avec le compte. La raison en est que ceux qui dirigent des organisations à but non lucratif ne sont pas autorisés à combiner des fonds avec le compte de l'organisation. De plus, les membres du conseil peuvent être personnellement responsables des dettes et des frais dans des circonstances prouvant une mauvaise gestion des fonds. La banque conservera ces enregistrements dans le cas où un audit aurait jamais eu lieu.
