Si vous passez des heures à chercher un document ou un dossier en particulier, il est peut-être temps de réorganiser le système organisationnel de votre bureau. Si vous avez beaucoup de fichiers et de dossiers, cela peut prendre un certain temps pour les parcourir et les organiser tous. Cependant, à la fin, cela en vaudra la peine, car vous saurez exactement où tout trouver. Si vous vous sentez dépassé par le travail en même temps dans tout le bureau, essayez de ne parcourir qu'un domaine par jour jusqu'à la fin.
Articles dont vous aurez besoin
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Boîte de réception / sortie
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Des dossiers
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Dossiers
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Étiquettes
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Classeur / boîte de classement
Placez une boîte de réception et une boîte d'envoi sur un coin de votre bureau. Conservez toutes les factures, avis et autres documents sortants à poster ou à distribuer dans la boîte d'envoi. Expédiez ces articles tous les jours. Placez les fichiers entrants, les documents et le courrier dans la boîte de réception. En outre, chaque jour, agissez ou archivez ces éléments; ainsi, ils ne deviendront pas fouillis.
Créez des catégories pour vos fichiers et dossiers. Celles-ci varient en fonction de votre type d'entreprise. Certaines catégories peuvent avoir des libellés évidents, tels que clients, informations fiscales, fournisseurs et projets à venir. Concentrez-vous sur la classification de tous vos documents dans ces grandes catégories.
Découpez les grandes catégories en sous-catégories plus petites, le cas échéant. Par exemple, si votre entreprise a des clients, créez un dossier pour chaque client. Si les documents d'un client sont trop nombreux pour être placés dans un même dossier, séparez encore cette catégorie. Séparez le fichier du client dans différents dossiers pour différents types de documents.
Étiquetez tous vos fichiers. CNN Money recommande d'étiqueter les fichiers en fonction de la manière dont vous les rechercherez. Par exemple, plutôt que d’étiqueter un fichier obscur «Formulaire 27G-28A», appelez-le «Factures» ou une catégorie similaire applicable. Cela facilite la recherche de documents rapidement.
Placez tous vos documents dans un classeur, une boîte de classement ou un réceptacle similaire. Si vous avez plusieurs fichiers, conservez ceux que vous utilisez le plus souvent à côté de votre bureau. Si vous manquez d’espace de travail, conservez des fichiers que vous ne pouvez utiliser qu’une fois par an dans un compartiment de rangement séparé ou dans une autre pièce.
Conservez une pile distincte de documents destinés à la corbeille pendant le tri de vos fichiers. Le déchiquetage en temps opportun de documents anciens et non pertinents est la clé du maintien d’un bureau organisé. Si vous ne savez pas si vous pouvez vous départir d'un document, désignez un dossier comme casier possible et conservez le document classé jusqu'à ce que vous puissiez le déchiqueter.
