Les chemises de classement existent en plusieurs tailles pour accompagner la variété de formats de papier utilisés dans la correspondance personnelle et professionnelle. Deux des formats de papier les plus courants sont les formats lettre et légal. Lorsque ces documents sont classés, ils peuvent être placés à la fois dans des dossiers classiques et des dossiers suspendus conçus pour être suspendus aux supports de classeurs.
Contenu prévu du dossier de fichiers standard
Des dossiers de lettres et des dossiers juridiques existent pour aider les particuliers et les entreprises à séparer les écritures à des fins financières et archivistiques. Le type de papier utilisé pour le format lettre est de 8,1 / 12 pouces par 11 pouces. Il est généralement utilisé pour les photocopieurs et les imprimantes à jet d'encre. Les factures, les journaux d'inventaire et les procès-verbaux de réunions sont des documents courants qui seraient imprimés sur du papier de format lettre et classés par la suite dans le dossier correspondant. Le format de papier Légal a moins d'utilisations que le format prévu et est largement utilisé dans les cabinets d'avocats et de comptabilité comme alternative au papier. Dans ces bureaux, les 3 po supplémentaires de papier sur une feuille légale peuvent conserver un document juridique d’une page et contenir davantage d’écritures en colonnes pour les copies imprimées des livrets. Étant donné que le papier au format Légal est plus long qu'une feuille de papier au format Lettre, il nécessite un dossier plus volumineux.
Dossiers de fichiers standard
Les chemises de classement standard sont généralement fabriquées à partir de papier kraft et de manille, bien que certaines variétés soient en plastique. Ces dossiers séparent et organisent les documents et peuvent compléter un système de classeur ou fonctionner indépendamment de celui-ci. Selon Dimensions Guide, un classeur de taille légale mesure 8 5/8 po de hauteur et 14 3/4 po de largeur à l’avant avec un panneau arrière s’allonge jusqu’à 9 5/8 po. De hauteur. Un classeur au format lettre présente les mêmes mesures sur les panneaux avant et arrière, mais sa largeur est réduite à 11 3/4 po.
Dossiers suspendus
Les dossiers suspendus peuvent contenir des papiers volants ou des chemises en papier kraft et manille. Étant donné que ces fichiers sont conçus pour contenir un autre dossier, les dossiers suspendus de taille légale et de format lettre sont plus volumineux que leurs équivalents standard. Un classeur suspendu de format lettre mesure 12 3/4 po de large par 9 3/8 po de hauteur, tandis que le classeur suspendu de format légal mesure 15 3/4 po de large par 9 3/8 po de hauteur.
Conservation et archivage des dossiers
Les chemises de classement utilisées pour la conservation et l'archivage pour les Archives nationales sont également fabriquées dans des formats légal et lettre. Ces classeurs ont la même taille que leurs homologues quotidiens, le classeur légal mesurant 3 pouces plus large que la taille de la lettre.
