Savoir quand rédiger une lettre professionnelle formelle par rapport à un courrier électronique professionnel peut facilement arriver aux personnes qui sont à l'aise pour transmettre des messages dans divers formats; Cependant, plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors du choix du support. Des facteurs tels que l'opportunité, la formalité, la confidentialité et même le rang ou le statut du destinataire doivent être pris en compte lorsque vous prenez la décision d'écrire.
Différence primaire
La première chose qui distingue une lettre professionnelle d'un courrier électronique professionnel est qu'une lettre est généralement considérée comme une copie papier et que le courrier électronique professionnel est une copie électronique, un message électronique. Une fois que vous avez rédigé une lettre professionnelle, vous l’imprimez, vous la scellez dans une enveloppe, vous affranchissez-la et vous utilisez un service tel que le service postal américain ou une entreprise de livraison le lendemain pour envoyer la lettre au destinataire. D'autre part, un courrier électronique professionnel est également généralement créé à l'aide d'un ordinateur ou de moyens électroniques, mais il est envoyé électroniquement au destinataire en quelques secondes à peine.
Moment de la livraison
En règle générale, le plus tôt qu'une lettre professionnelle parvient est le lendemain de son envoi par courrier postal ou par un service de livraison comme FedEx. Si vous souhaitez que la lettre arrive plus tôt, vous pouvez faire appel à un service de messagerie pour une livraison le jour même. Vous aurez un coût avec l'une ou l'autre option - un timbre-poste ou des frais de livraison. Si vous souhaitez qu'un message urgent parvienne immédiatement, la meilleure option est d'envoyer un courrier électronique professionnel. Un pare-feu n'est qu'un léger obstacle qui pourrait retarder la livraison, mais même dans ce cas, le retard est pratiquement sans conséquence.
Le contenu de la communication d'entreprise
Si vous écrivez une communication formelle, il est probable que vous souhaitiez transmettre votre message dans une lettre commerciale. Par exemple, si vous écrivez sur une question contractuelle, il est sage de disposer d'une copie papier de votre correspondance. L'inconvénient est que des morceaux de papier peuvent être perdus et qu'un courrier électronique professionnel peut rester dans un dossier électronique pour toujours. Un courrier électronique professionnel peut transmettre le même message, mais s’il s’agit d’une affaire sérieuse, il est souvent considéré comme moins formel qu’une lettre professionnelle. Si votre communication nécessite une signature à l'encre, vous ne pouvez évidemment pas signer un courrier électronique professionnel à l'encre. Vous pouvez toutefois apposer une signature électronique ou numérique sur un message électronique.
Format lettre / e-mail
Selon le Northern Michigan University Writing Center, le format couramment utilisé pour les lettres commerciales est le style bloc. Chaque section de la lettre est alignée avec la marge de gauche dans le style de bloc traditionnel. Un bloc modifié positionne la salutation de clôture et la signature dans la partie centrale inférieure de la lettre; format semi-bloc signifie que les paragraphes sont en retrait. Si vous écrivez un e-mail professionnel, il est facile de reproduire le format de bloc traditionnel en tapant votre message de bienvenue, votre corps et la salutation de clôture au ras de la marge de gauche. En effet, si vous utilisez l'onglet pour les retraits de paragraphe et les salutations de fermeture, le format peut paraître étrange, sur la taille du moniteur ou de l'écran à partir duquel le destinataire lit la communication.
Maintenir la confidentialité
Vous pouvez utiliser un filigrane sur une lettre imprimée pour indiquer «Confidentiel», ou vous pouvez marquer le courrier électronique professionnel. Confidentiel en cliquant sur l'une des options fournies par votre programme de messagerie. Ni une lettre professionnelle ni un courrier électronique professionnel ne peuvent garantir une confidentialité absolue, car le destinataire peut photocopier la lettre ou simplement transférer le courrier électronique à une personne qui n'était pas au courant de la communication initiale. Dans les deux cas, vous devez vous fier à l'intégrité du destinataire pour préserver la confidentialité de votre correspondance.
Le statut peut faire la différence
Un superviseur écrivant dans un rapport direct utilisera probablement un courrier électronique pour communiquer un message informel, tel que la notification de son absence du bureau. Elle n'a pas besoin de fournir à son personnel une lettre officielle pour une telle correspondance de routine. D'autre part, si elle communique une directive ou émet une recommandation ou une mesure disciplinaire, une copie papier pourrait être le format préféré, et ce, uniquement si l'entreprise conserve des enregistrements papier. Dans le cas des bureaux sans papier, un courrier électronique professionnel est la forme de communication requise, quel que soit le sujet traité. Dans un autre cas, si un superviseur écrit directement à son supérieur hiérarchique pour lui demander de démissionner, une lettre adressée à la main ouvre la porte à une brève conversation (si vous le souhaitez) sur les raisons pour lesquelles elle démissionne, car la lettre pourrait ne pas contenir de tels détails.
