Votre entreprise s'est développée et vous avez maintenant des clients et des associés dans le monde entier. Avant de commencer à envoyer des lettres commerciales internationales, renseignez-vous davantage sur l'étiquette associée à leur rédaction. Lorsqu'elles sont rédigées de manière appropriée, vos lettres d'affaires seront faciles à lire et ne choqueront pas involontairement des partenaires commerciaux d'autres pays.
Bon format de lettre
Selon le Purdue Writing Lab, bien que vous disposiez de plusieurs options pour le format de votre lettre, le format de bloc est généralement utilisé pour les lettres professionnelles. Le format de bloc conserve toutes les lignes de la lettre commerciale justifiées à gauche, avec une ligne entière vierge entre chaque paragraphe.
Éléments d'une lettre d'affaires
Utilisez une structure professionnelle pour votre lettre d’affaires internationale. Tapez votre adresse en haut de la page suivie de la date. En dessous, tapez l'adresse complète de l'associé à qui vous envoyez la lettre. Évitez d'utiliser "cher" comme salutation et tapez plutôt le nom complet de l'associé. Pour le corps de la lettre, trois paragraphes distincts offrent la meilleure lisibilité. Terminez la lettre avec une clôture professionnelle, telle que "sincèrement" ou "merci", suivie de votre nom complet.
Expressions familières et argot
Évitez les expressions familières et l'argot dans votre lettre. Tandis que quelqu'un de votre région peut comprendre vos choix de mots et d'expressions, ce n'est pas le cas pour un destinataire de lettre commerciale internationale. Même si vous envoyez votre lettre à un pays anglophone, le destinataire peut ne pas connaître des phrases telles que "comme si personne ne le faisait" ou "les cheveux du chien". Pour vous assurer que le destinataire comprend votre lettre et ne soit pas involontairement offensé, lisez et supprimez les termes d'argot.
Choix de langue
Il se peut que vous deviez écrire votre lettre dans une autre langue. Si vous ne parlez pas couramment la langue de votre destinataire, demandez l'aide de quelqu'un qui le sait. Demandez-lui de lire votre lettre et de corriger les erreurs. Non seulement vous voulez paraître professionnel dans votre lettre, vous voulez également éviter d'offenser le destinataire en utilisant accidentellement un mot offensant.
Gardez-le professionnel
Bien qu'il soit acceptable de réserver une ligne de votre premier paragraphe du corps pour des plaisanteries, telles que poser des questions sur la famille du destinataire, il est préférable de laisser le reste de la lettre professionnel. Allez droit au but et évitez de devenir trop personnel.
Lingo des affaires internationales
Utilisez le jargon professionnel international lorsque vous écrivez votre lettre pour vous assurer que le destinataire comprend tout ce que vous proposez. Des termes tels que "exportation", "subvention", "personnel polycentrique" et "exposition à la traduction" sont tous compris dans le monde entier. Consultez un glossaire international des affaires, tel que le glossaire Global Edge des termes commerciaux internationaux ou le glossaire des termes du commerce international du Wall Street Journal (voir Ressources).
