Vous souhaitez que vos employés profitent du temps des vacances à leur discrétion, mais votre travail consiste à veiller à ce que vos employés soient présents dans tous les départements tout au long de l’année afin que les activités normales puissent continuer. La seule façon de coordonner les vacances des employés est de créer un calendrier maître des vacances. Vous pouvez utiliser divers logiciels en ligne ou sur votre ordinateur pour comparer les horaires et gérer correctement les vacances des employés. Vous pouvez également conserver un calendrier papier si vous préférez cette méthode.
Articles dont vous aurez besoin
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Programme calendrier
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Modèle de calendrier
Calendrier électronique
Accédez au logiciel de calendrier choisi sur votre ordinateur ou sur Internet. Plusieurs programmes sont disponibles pour créer un calendrier électronique, y compris des programmes de traitement de texte, un logiciel de calendrier ou des programmes en ligne.
Sélectionnez l'option permettant d'ajouter un nouveau calendrier et ajoutez un nom au calendrier principal des vacances de la société. Enregistrez-le sur votre disque dur ou à l'emplacement souhaité sur votre réseau ou sur Internet en fonction de la sélection du logiciel. Bloquez les jours ou les semaines pendant lesquels les employés ne peuvent pas prendre de vacances ou informez les responsables de cette option.
Créez les profils pour le logiciel choisi qui déterminent les privilèges et les options dont disposent les utilisateurs. Par exemple, vous et votre sauvegarde devez disposer de droits d’administration globaux pour effectuer toutes les modifications, mais les responsables n’ont peut-être besoin que d’ajouter des événements avec des heures de début et de fin que vous avez approuvées ultérieurement. Ajoutez des utilisateurs et leurs noms d’utilisateur au programme et associez-leur le profil approprié. Laissez les responsables créer leurs mots de passe individuels ou ajoutez-en un générique qu'ils peuvent modifier. Enfin, pour rendre le calendrier accessible à tous les employés, créez un profil et un mot de passe avec uniquement les options d'affichage que tout employé peut utiliser. Si vous avez beaucoup d'employés, vous pouvez créer plusieurs utilisateurs génériques et mots de passe dotés d'options d'affichage.
Créez un modèle électronique que les employés peuvent utiliser pour demander des vacances à leurs gestionnaires. Ajouter un endroit pour l'approbation de leur gestionnaire. Vous pouvez créer ce modèle à partir d’un programme de traitement de texte ou d’un tableur. Mettez ce modèle à la disposition de tous les gestionnaires afin qu’ils les remettent à leurs employés lorsqu’ils doivent demander des vacances.
Exiger que les chefs de service approuvent les demandes de vacances faites par les employés. Demandez au responsable de saisir les demandes de vacances dans le calendrier électronique, mais de vous envoyer une copie de la demande de vacances approuvée. Certaines entreprises exigent des gestionnaires qu'ils transmettent ces demandes dès leur arrivée, tandis que d'autres peuvent exiger que les mises à jour des demandes de vacances soient mises à jour du calendrier un jour de la semaine spécifique. Examinez et approuvez les vacances ajoutées si nécessaire.
Imprimez régulièrement une copie du calendrier principal des vacances et affichez-la dans le salon, la cuisine ou la salle de repos des employés.
Conservez une trace de toutes les demandes de vacances pour vous assurer que les employés ont le temps pour les vacances. Imprimez les demandes de vacances approuvées et conservez-en une copie dans leurs dossiers personnels. Transférer une copie électronique de la demande de congé à la paie pour leurs dossiers.
Calendrier papier
Téléchargez un calendrier gratuit sur Internet ou sélectionnez un modèle de calendrier dans le logiciel que vous avez choisi. Imprimez une copie de ce calendrier. Vous pouvez également obtenir des modèles de calendrier vierges dans les magasins de fournitures de bureau, si nécessaire. Affichez le calendrier dans un endroit central, tel que la cuisine du bureau, la salle de repos ou la salle du courrier.
Bloquez les semaines où les employés ne peuvent pas prendre de vacances. Vous pouvez griser ces zones ou mettre un grand X sur les jours où les employés ne sont pas autorisés à décoller.
Exiger des employés qu'ils écrivent leurs demandes de congé et les transmettent à leur responsable pour approbation. Une fois que le responsable l’a approuvé, la demande vous est transmise. Ensuite, consultez le calendrier pour vous assurer que tous les secteurs de votre entreprise ont le nombre requis d’employés avant d’approuver la demande de congé.
Ajoutez les vacances approuvées au calendrier de l'entreprise si nécessaire. Transférer les demandes de congés approuvés à la liste de paie et en conserver une copie pour le dossier personnel de l'employé.
Conseils
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Avant de définir un calendrier de vacances d'entreprise, passez en revue la section relative aux procédures et aux politiques de l'entreprise en matière de vacances. Si vous n'en avez pas, vous devrez créer la politique et les procédures à suivre pour demander des vacances en suivant les procédures choisies pour les calendriers électroniques ou papier.
Assurez-vous que la stratégie inclut des informations indiquant que les demandes sont soumises à l'approbation du responsable et aux congés disponibles. Pour clarifier tout problème lié à la politique, vous pouvez inclure un libellé qui délimite l'équité en fonction du principe du premier arrivé, premier servi, mais en indiquant quand plusieurs employés font une demande de congé pendant la même période, les vacances sont accordées par ancienneté.
Incluez le formulaire de demande de congé dans la section Procédures du manuel de l'employé. Distribuez des copies mises à jour pour les inclure dans le manuel si nécessaire.
Attention
Passez en revue votre politique et vos procédures pour vous assurer qu'elles sont conformes aux lois fédérales et nationales. Bien que les entreprises ne soient pas tenues de donner des vacances à leurs employés, elles doivent néanmoins se conformer aux lois fédérales et nationales en vigueur dans l'administration du programme.
Incluez un tableau d'accumulation des vacances dans les politiques pour que les employés sachent à combien de vacances ils ont droit en fonction de leurs années de service.
