Le photocopieur est essentiel au fonctionnement d'un bureau d'affaires moderne. Les photocopieurs actuels remplissent souvent plusieurs fonctions et rivalisent presque avec l'ordinateur ou le téléphone en tant qu'équipement essentiel du matériel de bureau. La nouvelle technologie de photocopie a apporté avec elle des panneaux de commande et des mécanismes compliqués qui peuvent être déroutants pour un employé de bureau non initié. Cependant, les principes de base de la photocopie n'ont pas beaucoup changé et le processus de copie d'un document simple est gérable même pour un novice en bureautique.
Articles dont vous aurez besoin
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Un photocopieur de travail
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Papier copieur chargé dans le photocopieur
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Un document ou autre élément à copier
Allumez le photocopieur. Localisez l’interrupteur d’alimentation, généralement en haut de la photocopieuse sur le panneau de commande. Certains photocopieurs ont un interrupteur sur le côté. De nombreux photocopieurs ont un mode «veille» qui réduit la consommation d'énergie tant que le copieur est encore allumé. Si vous appuyez sur le bouton «Copier» du panneau de commande, le copieur «se réveillera».
Soulevez le capot du photocopieur et placez votre document sur la surface en verre située au-dessous, appelée plateau. Sur les bords de la vitre, vous verrez des repères indiquant où placer votre document. Une fois le document en place, abaissez le capot. Si la photocopieuse est équipée d'un chargeur de documents au lieu d'un capot, ne soulevez pas le chargeur de documents. Placez plutôt votre document dans le chargeur de documents. Habituellement, vous insérez le document face imprimée dessus. Regardez votre chargeur de documents. «Placez le document face imprimée dessus» ou «Placez le document face imprimée dessous» sera souvent noté directement sur le chargeur de documents.
Sélectionnez le nombre de copies à faire. Le panneau de commande de la photocopieuse aura un écran indiquant le nombre de copies à produire. La photocopieuse peut être équipée d’un pavé numérique permettant de sélectionner le nombre de copies ou de flèches, ou d’un signe plus et moins, permettant de modifier le numéro progressivement.
Sélectionnez le bouton Couleur ou le bouton Noir et Blanc du copieur si le photocopieur est un copieur couleur.
Sélectionnez le format de papier approprié sur le panneau de commande. La plupart des photocopieurs auront au moins deux bacs à papier. Le bac à courrier contient 8 1/2 pouces sur 11 pouces et le bac à papier Légal contient 8 1/2 pouces sur 14 pouces. La plupart des photocopieurs sont également dotés d'un bac d'alimentation papier qui vous permet d'insérer une seule feuille de papier de format spécial. Si vous devez effectuer plusieurs copies sur un format spécial ou sur un papier de couleur spéciale, vous devez placer le papier spécial directement dans l'un des bacs principaux.
Réduisez ou agrandissez l'image d'origine, si nécessaire. De nombreux photocopieurs ont des boutons prédéfinis pour des agrandissements de 50%, 150% ou 200%. Vous devrez peut-être définir le pourcentage de réduction ou d’agrandissement à l’aide d’un clavier numérique. Consultez le manuel d'utilisation du photocopieur pour des instructions spécifiques.
Définissez d’autres fonctions ou fonctions d’édition d’images sur la photocopieuse, si nécessaire. De nombreux photocopieurs produisent des copies recto verso, copient deux documents originaux sur une page, assemblent, perforent des trous ou agrafent. Consultez le manuel d'utilisation du photocopieur pour des instructions spécifiques sur ces options.
Appuyez sur le bouton «Copier», qui est généralement le plus gros bouton du panneau de commande. Il peut également être étiqueté «Démarrer». Souvent, le bouton est vert ou comporte des marques vertes. Si le copieur est resté inactif, le préchauffage peut prendre une minute ou plus. Vos copies seront produites.
Conseils
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Si le copieur est équipé d'un chargeur de documents et que vous ne voulez copier qu'un seul morceau de papier, vous pouvez généralement le soulever et placer un document directement sur la vitre. Le chargeur de documents ne sera pas activé pendant la copie.
Lorsque vous utilisez un photocopieur servant de centre de documentation ou d'imprimante réseau, veillez toujours à ne pas interrompre le travail de copie d'un tiers. Ou, si vous devez interrompre un travail de copie, obtenez l'autorisation avant de le faire.
Lorsque vous effectuez des tâches de maintenance de base pour l'utilisateur, comme l'ajout de toner, notez que les pièces internes du copieur destinées à être utilisées ou manipulées par l'utilisateur sont de couleur vive, souvent de couleur verte ou orange fluorescente. Ne touchez aucune partie interne du copieur sans autorisation et sans formation.
Attention
Si du papier ou des documents sont coincés pendant la photocopie, lisez le manuel d'utilisation du photocopieur avant de tenter de retirer le papier ou le document coincé.
N'accédez jamais aux mécanismes de fonctionnement internes de la photocopieuse sans l'autorisation du propriétaire de la photocopieuse ou de votre patron si vous êtes au travail. L'électricité ou des pièces mobiles peuvent vous blesser ou endommager la machine.
De nombreux photocopieurs contiennent un disque dur qui stocke des copies de documents numérisés. Si vous copiez des documents confidentiels, n'oubliez pas de détruire ou d'effacer le disque dur avant de vous débarrasser d'un photocopieur.
