Un aide-mémoire est un outil écrit permettant de guider la performance des tâches en temps réel (lorsque cela est nécessaire). Certains outils de travail sont conçus pour renforcer le rendement exemplaire des employés. Par exemple, si une fonction donnée fait partie d'une description de travail, mais n'est pas effectuée quotidiennement, vous pouvez accéder à un aide-mémoire fournissant des informations sur la manière de faire le travail avec le plus grand succès. Les supports de travail contiennent des informations telles que des listes de vérification, des exemples de formulaires remplis et des instructions. Cette information est en fait un rappel et peut également être considérée comme un outil de travail de type cookbook (instructions pas à pas).
Articles dont vous aurez besoin
-
Description écrite des tâches et normes de travail
-
Modèles de documents, feuilles de calcul et instructions écrites
-
Logiciels informatiques tels que Office 2007 Word ou un grand manuel de référence à 3 trous
Passez en revue la description de poste et les normes. Vous pouvez choisir les tâches particulières qui sont accomplies moins souvent. Par exemple, les évaluations de performance peuvent être effectuées une fois par an. Par conséquent, comme cela n’est pas fait très souvent, il peut être nécessaire de mettre à jour le temps nécessaire pour préparer les évaluations. Un support de travail qui fournit des instructions détaillées sur la façon de compléter l'évaluation avec des exemples de formulaires de formulaire de formulaire remplis et des instructions pas à pas pourrait être très utile (voir Comment rédiger un support de travail).
Utilisez de nombreux exemples tels que des exemples de documents préparés, des feuilles de calcul et des listes de contrôle. Par exemple, si un employé doit sauvegarder l'ordinateur une fois par trimestre, il peut exister une liste de contrôle étape par étape avec toutes les informations nécessaires à la réussite de la sauvegarde. La liste de contrôle doit être très claire pour éviter toute confusion.
Planifiez le développement du support de travail pour obtenir l'utilisation et les performances optimales. Il peut être important de faire appel aux experts en la matière (les personnes les plus performantes avec des compétences et une expérience exceptionnelles) pour déterminer les outils de travail les plus nécessaires. Déterminez également le format de l'aide-mémoire (liste de contrôle, instructions pas à pas, feuille de calcul et exemples de documents). Les autres décisions sont le format (papier ou logiciel) et qui gérera le projet d’aide au travail (voir Outils d’aide à la performance),
Effectuez un projet pilote (déployez le programme dans un groupe sélectionné pendant un certain temps) pour vous assurer que le support de travail est rédigé dans un langage clair, rapide et facile à utiliser. Passez en revue l’aide à la fin du temps imparti pour apporter des modifications et des améliorations avant une "mise en service" majeure (déploiement de l’aide pour tous les employés appropriés). L'élimination de toutes les erreurs et de tous les bugs dans l'aide-mémoire avant la publication peut assurer la réussite du projet (voir Liste de vérification pour concevoir des supports de travail efficaces).
Conseils
-
Impliquez les bonnes personnes pour soutenir et piloter le programme d'aide à l'emploi
Demandez à des experts en la matière et à des éditeurs de réviser le matériel.
N'oubliez pas de mettre à jour les modifications apportées aux descriptions de travail dans l'aide-mémoire.
Attention
N'utilisez pas l'aide au travail plutôt que la formation.
Ne comptez pas sur l’aide au travail comme remède à la piètre performance.
