Comme pour toute organisation structurée, vous devez établir des règles de protocole. Le protocole est un ensemble de directives concernant la chaîne de commandement indiquant comment divers membres d’une organisation doivent communiquer entre eux. Établissez et gérez les différentes lignes de communication au sein d'une entreprise dès le début afin que tous les travailleurs et les gestionnaires sachent qui ils doivent contacter.
Propriétaire à gestionnaire
Les lignes de communication doivent rester ouvertes entre les propriétaires de l'entreprise et la direction. Il est rare qu’un propriétaire s’adresse directement aux employés ou aux autres contacts de l’entreprise, quand il a des responsables pour le faire. Le propriétaire de l'entreprise explique comment gérer l'entreprise, ainsi que les mises à jour et les actualités qu'il souhaite transmettre aux employés par l'intermédiaire de leurs gestionnaires.
Gestionnaire à employé
Les lignes de communication entre les gestionnaires et les employés sont essentielles au fonctionnement quotidien de l'entreprise. Les gestionnaires doivent déléguer des tâches spécifiques aux travailleurs et répondre aux questions concernant les projets de travail. Un responsable communique généralement par le biais de réunions régulières avec l'ensemble de son service. Elle peut également organiser des sessions annuelles d’examen des employés avec des employés individuels pour discuter du rendement et de la productivité. La relation entre un responsable et un employé nécessite une communication réciproque - si un employé a des questions, il doit demander à son supérieur ou superviseur direct de respecter la chaîne de commandement.
Employé ou gestionnaire aux contacts d'affaires
Un propriétaire peut également être amené à établir des règles de communication pour ses employés ou ses dirigeants et ses contacts professionnels externes. Par exemple, les employés d'une entreprise manufacturière peuvent avoir à communiquer directement avec les représentants d'entreprises fournissant des matières premières pour passer des commandes ou demander des informations. Un investisseur peut souhaiter s’adresser à l’équipe de gestion de la société. Comme l'explique Brad Feld, spécialiste du capital-risque, «il est déjà assez difficile de lancer une entreprise; En raison des obstacles imposés à la communication entre les principaux dirigeants et les influenceurs de l'entreprise, la tâche est encore plus difficile. »En même temps, si le propriétaire ou le responsable permet à trop d'employés individuels de contacter un contact externe, cela pourrait semer la confusion. Pour cette raison, les responsables affectent des employés spécifiques, tels que des agents d'achats ou des liaisons commerciales, pour communiquer avec des contacts professionnels externes.
Communication avec les clients
Le lien de communication le plus important dans une entreprise est probablement celui qui existe entre ses employés et ses clients. Il n’est pas rare qu’un employé de niveau quelconque, y compris le propriétaire de l’entreprise, prenne directement contact avec un client. Toutefois, dans certains cas, certains employés ne sont pas autorisés à parler à des clients ou à des clients pour la même raison qu'ils ne peuvent pas parler à des fournisseurs de services et à des contacts professionnels - risque de confusion.
