Le Pennsylvania Medical Board et le Pennsylvania Code ont tous deux des règles et règlements pour la fermeture d’un cabinet médical. Ces règles et règlements traitent principalement du traitement des dossiers médicaux et d’autres documents importants, tels que les carnets de médicaments inutilisés contrôlés par la Pennsylvanie.
Aviser le conseil médical de l'État
Le conseil d'administration de la médecine en Pennsylvanie et le conseil d'administration de la médecine ostéopathique en Pennsylvanie ont un formulaire appelé abandon volontaire de licence. Si vous n'êtes plus dans la pratique, vous devez remplir et leur envoyer le formulaire. Si vous remettez votre permis pour des raisons disciplinaires, vous devez le divulguer à la commission. Après approbation de votre demande de fermeture volontaire de votre cabinet, envoyez au conseil votre certificat d’accrochage original et votre plus récente licence, délivrée par la Pennsylvanie. Si vous êtes docteur en médecine ostéopathique, vous devez fournir ces informations au State Board of Osteopathic Medicine.
Vendre des objets de valeur
Si vous pratiquez seul et que vous n’avez pas vendu votre cabinet médical mais que vous le fermez, vous pourrez peut-être recevoir une compensation pour votre investissement en équipement et en mobilier de bureau. Organisez votre inventaire et vendez les articles qui ont conservé des valeurs. Vendez du matériel de cabinet médical par le biais de petites annonces locales, dans le bulletin d’information de la Pennsylvania Medical Society ou par un courtier. Une liste des acheteurs et des vendeurs d'équipements médicaux usagés en Pennsylvanie se trouve dans les ressources.
Dossiers médicaux
Vos patients doivent recevoir une notification trois à six mois avant la fermeture de votre cabinet médical pour pouvoir récupérer leurs dossiers ou les faire envoyer à un autre médecin. Vous voudrez peut-être diriger les patients vers un autre médecin de Pennsylvanie que vous jugerez compatible. Arrangez-vous pour stocker tous les dossiers qui n'ont pas été ramassés ou transmis à un autre médecin pour la période requise par la loi de Pennsylvanie. La loi exige que les dossiers soient conservés pendant sept ans après la dernière visite du patient. Si le patient était mineur la dernière fois qu'il vous a vu, le dossier est conservé pendant deux ans après l’âge de la majorité. Les enregistrements de déchiquetage de patients inactifs depuis au moins sept ans (à l'exception des patients mineurs n'ayant pas encore atteint la majorité plus deux ans) respectent les pratiques de conformité aux réglementations sur la confidentialité des informations HIPAA. Assurez-vous de détruire les documents inutiles tels que les dossiers de patients, les enregistrements de facturation, les informations sur les assurances et les ordonnances.
Finances
Comme toutes les pratiques médicales, les personnes en Pennsylvanie ont généralement de gros comptes à recevoir. Envoyez des rappels fréquents aux patients qui n’ont pas d’assurance ou qui doivent de l’argent pour leurs franchises ou leur traitement non couvert. Il est plus facile de résoudre les réclamations d’assurance contestées avant de fermer votre cabinet que de le faire après la fermeture. Le personnel de soutien est disponible pendant que vous pratiquez encore pour aider à résoudre les réclamations contestées.
