Déplacer un cabinet médical n'est jamais une tâche facile. Vous devez transférer des machines et des équipements coûteux d'un bureau à un autre. Vous devez garder vos employés heureux et productifs pendant le déménagement. Et vos patients doivent être tenus informés du nouvel emplacement et des nouvelles heures de votre bureau. Heureusement, en suivant certaines règles de base, vous pouvez faire en sorte que votre cabinet médical déménage sans heurts.
Engager des professionnels
Embaucher les bons professionnels externes pour vous aider à changer de bureau est la première étape pour vous assurer un déménagement en douceur. Les grandes entreprises sont coûteuses, mais ne soyez pas tenté de lésiner sur cette dépense. Embauchez uniquement des entreprises de déménagement possédant une vaste expérience dans le transfert de cabinets médicaux. Vous pourriez économiser de l'argent en embauchant une entreprise de déménagement moins chère. Mais que se passe-t-il si cet appareil à rayons X ou ce nouveau système informatique est endommagé? Ces économies disparaîtront rapidement.
Lorsque vous interrogez des entreprises de déménagement potentielles, demandez toujours des références. Ensuite, appelez ces références. C'est la meilleure façon de savoir si les déménageurs étaient efficaces, coopératifs et compétents.
Garder les employés heureux
Un déménagement dans un cabinet médical est difficile pour tout le monde. Cela inclut vos employés, surtout s’ils contribuent au déménagement. Il est de votre devoir de garder vos employés heureux pendant cette période chaotique.
Si vos collaborateurs emballent des boîtes ou stockent des fichiers le jour du déménagement, veillez à leur laisser de nombreuses pauses. Printemps pour les collations et les boissons tout au long de la journée, aussi. Et assurez-vous de récompenser leurs efforts avec au moins un petit bonus financier. Ils apprécieront vos efforts.
Ne gardez pas les patients dans le noir
Vous ne voulez pas que vos patients perdent du temps à conduire dans votre ancien bâtiment de cabinet médical pour constater qu'il est vide. Commencez à informer vos patients de votre déménagement bien avant que cela ne se produise. Envoyez-leur des cartes postales avec l'adresse et les heures de votre nouveau bureau, ainsi que la date d'ouverture. Si votre budget le permet, envoyez à vos patients des aimants pour réfrigérateur avec les mêmes informations.
Assurez-vous d'informer chaque patient que vous voyez de votre déménagement. Ce type d'interaction résonne souvent davantage avec les patients que les cartes postales et autres mailings.
Enfin, envoyez une deuxième série de cartes postales après le déménagement du cabinet médical. Cela fournira un renforcement précieux.
Les petites mais importantes choses
Lors du déménagement de votre cabinet médical, vous devrez faire face à de nombreuses tâches petites mais importantes. Faites les bons appels pour vous assurer que votre alimentation et les autres utilitaires sont activés lorsque vous déménagez dans votre nouveau bureau. N'oubliez pas de changer votre adresse postale avec le service postal américain; sinon, des courriers importants risquent d'être perdus. Avant de terminer votre déménagement, assurez-vous que toutes vos cartes de visite, articles de papeterie, annonces et autres documents imprimés sont complets, avec votre nouvelle adresse postale et votre nouveau numéro de téléphone.
