De bonnes machines et équipements de bureau aident les entreprises à fonctionner comme des machines bien huilées. Bien que chaque entreprise puisse avoir un équipement spécifique déterminé par l’industrie, il existe des technologies universelles pour tous les espaces de bureau. Chaque élément travaille ensemble pour garantir que les tâches puissent être effectuées à l'interne, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.
Des ordinateurs
Un ordinateur peut être considéré comme le matériel de bureau le plus important. Internet a permis de connecter des personnes partout dans le monde. Il est donc impératif de disposer d'un système informatique bien équipé pour gérer une entreprise. Les entreprises peuvent choisir entre un système PC ou un système Mac, en fonction des préférences. L'important est qu'un système soit choisi pour l'ensemble du bureau, ce qui permet la mise en réseau du bureau. Les ordinateurs portables sont plus chers que les ordinateurs de bureau et sont souvent utilisés pour travailler à domicile.
Machines à copier et imprimantes
La taille de l'entreprise détermine si un bureau a besoin d'un copieur grand format ou simplement d'une imprimante trois en un. La plupart des grandes entreprises ont une charge d'impression et de copie importante et ont besoin de la durabilité d'un copieur grand format capable d'imprimer à distance et de réaliser des copies à grande échelle. Des photocopieuses de haute qualité peuvent être une nécessité, mais cela dépend des activités. Les petites entreprises peuvent économiser de l'argent et acheter une petite imprimante dotée de fonctions de copie et de numérisation, s'il est déterminé que les impressions en grande quantité ne seront pas quotidiennes.
Télécopieurs
Le rôle du télécopieur a diminué dans le bureau avec l’introduction du courrier électronique et des scanners, mais les télécopieurs standard restent un élément essentiel du bureau. Les télécopieurs permettent de transmettre des documents plutôt que d'attendre le courrier. Les fonctions standard d’un télécopieur de bureau peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Les entreprises en démarrage et celles envoyant plus de 15 fax par jour ont souvent besoin d'une mémoire de grande capacité et d'une vitesse d'envoi élevée.
Systèmes téléphoniques
Les bureaux disposent de téléphones comportant souvent plusieurs lignes et l'identification de l'appelant. Une option de haut-parleur permet des conférences téléphoniques. Bien que tous les bureaux n’aient pas de secrétaire, les systèmes de répondeur garantissent que les clients n’entendent jamais un signal occupé. Ces messages sont diffusés lorsque des appels arrivent au bureau et donnent aux appelants la possibilité de diriger leur appel.
