Une bibliothèque est aussi efficace que son système d’indexation: sans Dewey Decimal, la Bibliothèque du Congrès et une sorte de catalogue de volumes, personne ne pourrait trouver le bon livre rapidement ou de manière suffisamment fiable pour rendre la bibliothèque utile. Jusqu'à ce que les bibliothèques publiques modernes soient devenues la norme au milieu du 19e siècle, les bibliothécaires professionnels mémorisaient l'emplacement des livres sous leur responsabilité. Plus tard, des systèmes manuels tels que les catalogues de cartes ont aidé les clients à localiser les livres qu’ils désiraient. Depuis les années 1990, la plupart des bibliothèques ont automatisé certains aspects de leurs opérations. Malgré les coûts et les efforts liés à l'installation de ces systèmes, ils constituent un modèle supérieur si l'on considère les inconvénients des méthodes précédentes.
Vulnérabilité à l'erreur humaine
Chaque système avec lequel les utilisateurs travaillent est vulnérable aux erreurs commises par un membre d'équipe distrait, fatigué ou incompétent. Les systèmes automatisés nécessitent toujours une interaction humaine, mais réduisent le nombre de décisions ou d'opérations qu'un humain doit effectuer. Qu'il s'agisse de déposer une demande de réserve d'utilisateur ou de suivre l'arrivée de nouveaux livres, chaque étape gérée par un ordinateur rend le système plus efficace car il est moins sujet aux erreurs.
Addition des coûts au fil du temps
L'installation d'un système automatisé peut coûter entre 20 000 et 50 000 dollars par bibliothèque, rien que pour l'équipement. Malgré ces coûts initiaux, l’automatisation permet d’économiser de l’argent au fil du temps. Cette économie vient sous deux formes. Une fois que les opérations ont eu lieu, de nombreuses opérations se poursuivent sans la participation d'un membre du personnel - par exemple, générer des rapports sur les demandes de prêt entre bibliothèques ou envoyer des avis électroniques de retard. Les opérations qui nécessitent encore un être humain - telles que le traitement des livres retournés - sont plus rapides avec le support de l'automatisation. Dans les deux cas, la bibliothèque peut soit réduire ses effectifs pour diminuer son budget, soit appliquer les fonds ainsi économisés à des tâches et des programmes plus orientés client.
Les recherches prennent plus de temps et sont moins efficaces
La recherche d'un livre spécifique dans un catalogue de cartes - le système de bibliothèques de manuels le plus emblématique - implique de passer d'un index à un autre lorsque vous modifiez votre recherche d'un auteur à un titre. Avec un système automatisé, vous pouvez effectuer tout type de recherche à partir du même emplacement en quelques clics. Cela permet aux usagers de gagner du temps par rapport à l'ancienne méthode et nécessite moins d'aide des employés de la bibliothèque. Comme tous les index sont virtuels et non physiques, un système automatisé peut avoir plusieurs catégories de recherche sans ajouter un autre meuble. Les clients peuvent rechercher un plus grand nombre de mots clés et de concepts qu'avec un catalogue de cartes. Les catalogues automatisés peuvent également être mis en ligne, permettant à un client de confirmer qu'un livre est disponible chez lui au lieu de venir à la bibliothèque et d'être déçu.
Laissés sur l'autoroute de l'information
Les bibliothèques et les informations sont numérisées à un rythme rapide. Toute bibliothèque utilisant encore un système d'exploitation manuel ne peut pas se connecter aux ressources numériques. Cela rend le partage d'informations et de publications beaucoup plus difficile et fastidieux qu'avec un système automatisé. À mesure que le XXIe siècle progressera et que davantage de ressources deviendront entièrement numériques, les usagers des bibliothèques manuelles ne pourront plus accéder à un pourcentage croissant d'informations.
Limiter l'avenir
Les livres électroniques, les podcasts, les blogs et les didacticiels vidéo font tous partie de la manière dont le monde moderne communique la somme des connaissances humaines. Les bibliothèques avec des systèmes manuels ont un accès limité à ce corpus croissant d’œuvres. Tout système automatisé de qualité, en revanche, accordera par défaut un accès distant et sur site à la plupart de ces ressources.
