Le classement est l'un de ces travaux très importants qu'aucun d'entre nous n'aime faire. Lors de la configuration d'un nouveau système de classement, vous souhaiterez le rendre facile à utiliser. Certaines personnes aiment configurer leur système par l'alphabet et d'autres par des chiffres. D'autres le classent par catégorie, puis par alphabet. Choisissez ce qui fonctionne pour vous.
Articles dont vous aurez besoin
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Classeur
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Fichiers Manila à onglets
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Diviseurs en carton à onglets
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Marqueur de point fin
Organisez vos catégories telles que le loyer ou l'hypothèque. Mettez de côté des fichiers pour votre bâtiment, vos services publics et vos fournitures. Passez en revue tous vos documents. Donnez à chaque sujet une catégorie. Essayez de faire coïncider vos catégories avec les catégories IRS, cela facilite les choses à la fin de l’année.
Faites un diviseur pour chaque catégorie. Écrivez sur le séparateur de quelle catégorie il s'agit. Mettez-les de côté.
Lorsque vous payez une facture, inscrivez la date à laquelle vous l'avez payée dans la partie de la facture que vous conservez ou dans le reçu. Si vous utilisez des chèques, inscrivez le numéro du chèque et le montant payé sur le reçu. Si vous payez par voie électronique, inscrivez le numéro de confirmation et le montant payé. Datez tous vos documents pour la date à laquelle vous avez travaillé même si ce n'est pas une facture. Le rapprochement bancaire, les factures pour les commandes et les factures envoyées aux clients sont des exemples d’autres documents. Documentez ensuite chaque reçu ou document dans votre système de comptabilité. Quickbooks et Microsoft Money offrent d’excellents programmes pour la comptabilité des petites entreprises.
Configurez un dossier Manila pour chaque partie distincte de la catégorie que vous avez répertoriée à l'étape 1. Par exemple, la catégorie est Utilitaires et les dossiers seraient les connexions ABC Electric, CITY (réseau d'aqueduc et d'égout) et Internet. Si votre entreprise a des fournisseurs, configurez des fichiers individuels pour chaque fournisseur. Configurez des fichiers pour chacun de vos clients. Parcourez chaque catégorie et configurez tous les dossiers individuels.
Configurez un fichier pour chaque employé. Étant donné que la plupart des petites entreprises ne disposent pas de départements du personnel chargés de gérer les employés et de conserver des enregistrements sur ceux-ci, vous devez au moins conserver un simple fichier. Placez leurs dossiers de paie. Documentez toute formation qu'ils ont complétée. Conservez des copies des licences si elles sont nécessaires. Vous voudrez également documenter tous les litiges qu’ils ont pu avoir avec vous. Ecrivez le sujet du conflit et le résultat.
Conservez un fichier séparé pour vos reçus lorsque vous achetez quelque chose pour votre entreprise. Documentez-les d'abord dans votre livre. Vous voulez ensuite les mettre dans le fichier. Une fois par mois, parcourez le fichier de reçus et placez-les dans le fichier et la catégorie appropriés. Vous pouvez agrafer ensemble les recettes des mois et y inscrire le mois. Même si vous utilisez une carte de crédit, il s'agit d'une documentation supplémentaire si vous deviez être audité par l'IRS.
Placez les séparateurs de catégorie dans le classeur en les classant par ordre alphabétique. Alphabétiser chacun des dossiers dans cette catégorie. Placez-les derrière le séparateur. Parcourez chaque catégorie et classez-les.
Conseils
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Vous pouvez personnaliser n’importe quel système de classement pour faciliter son utilisation. Tant que vous pouvez trouver l'information rapidement, c'est un bon système de classement.
