Les projets de construction nécessitent un classement spécial car la documentation de chaque projet devient partie intégrante du dossier public. De plus, les dossiers de projets doivent parfois être acheminés vers des réunions externes et doivent être conservés de manière à ne pas être perdus accidentellement. Les entreprises de construction utilisent souvent un système de reliure ainsi qu'un système de classement des tiroirs dans lequel les plans sont conservés. Un seul projet peut nécessiter une série de classeurs pouvant être étiquetés en fonction de leur objectif, tels que "comptabilité" ou "juridique".
Articles dont vous aurez besoin
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Reliures à trois anneaux de 3 pouces de largeur
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Poinçon à trois trous
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Intercalaires à index pour reliures à trois anneaux
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Blueprint classeur
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Bandes d'agrafes
Démarrez le système de classement dès que le premier document est généré pour le projet. Les documents initiaux comprennent un prospectus ou une évaluation du site. Ouvrez le classeur. Appuyez simultanément sur les deux languettes métalliques situées aux extrémités opposées de l'appareil métallique au centre du classeur. Les anneaux doivent s'ouvrir avec une certaine résistance. Placez la marge gauche du document dans la bouche du perforateur, comme si vous le lisiez. Appuyez sur le levier avec le talon de votre main. Le document doit comporter trois trous espacés de manière égale, percés d’une ligne droite dans la marge de gauche.
Créez des étiquettes pour les séparateurs d'onglets d'index. Les séparateurs d'onglets d'index sépareront chaque genre de document. Les autocollants pour étiquettes d'onglets sont généralement fournis avec des ensembles d'onglets d'index. Autrement, un modèle correspondant est préchargé dans Microsoft Word pour la plupart des étiquettes Avery, ce qui facilite l'impression d'étiquettes. Ouvrez Word sur un document vierge. Cliquez sur "Outils" dans la barre d'outils supérieure. Cliquez sur "Lettres et mailings", puis sur "Enveloppes et étiquettes". Cliquez sur l'onglet "Étiquettes". Cliquez sur l'icône de l'étiquette dans le coin inférieur droit de la boîte de dialogue. Sélectionnez un numéro de modèle Avery (situé en bas ou en haut de la feuille d'étiquettes) dans le menu déroulant. Cliquez sur OK." Indiquez que vous souhaitez imprimer une page d'étiquettes en mettant en surbrillance le cadran radial approprié. Cliquez sur "Nouveau document".
Entrez les noms d'étiquette dans chaque section d'étiquette du modèle. Une étiquette doit être nommée pour indiquer quels documents se trouvent dans chaque section. Les étiquettes de construction courantes incluent "Acquisition du site", "Planification", "Offre de pré-qualification", "Offre", "Construction", "Inspection", "Contrats", "Garantie", "Comptabilité" et "Juridique". Placez la feuille d'étiquettes dans l'imprimante avant d'imprimer. Supprimez les étiquettes une à une et attachez-les à l'onglet du diviseur d'index. Les diviseurs peuvent déjà être perforés.
Placez les documents dans le classeur sous l'onglet approprié. Par exemple, les évaluations, les enquêtes, les analyses de sol, les approbations de site, les documents de domaine éminents et les informations d’entiercement feront partie de l’onglet "Acquisition de site". Au fur et à mesure que le classeur se remplit, ajoutez des classeurs supplémentaires et déplacez les sections en fonction des besoins. Les comptables et les juristes auront besoin de leurs propres classeurs au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Classer les bleus dans un classeur à tiroir plat. Les autres systèmes de classement Blueprint comprennent un classeur à rouleaux empilables ou un support à roulettes avec supports à pivot. Le classeur plat est le plus efficace. Agrafez plusieurs plans avec l'utilisation de bandes d'agrafes, qui protègent l'intégrité du plan de l'agrafe.
