Les systèmes de classement ont évolué au fil des années, passant de documents en boîtes dans des boîtes à des logiciels sophistiqués permettant de stocker les fichiers de manière électronique. Bien que vous puissiez choisir une variété aujourd'hui, tous les systèmes de classement partagent un objectif principal: la gestion efficace des documents. Avec différents systèmes de classement disponibles, il est important de prendre en compte les caractéristiques de chacun pour choisir le plus approprié. Les systèmes de classement les plus courants sont faciles à mettre en œuvre et permettent une gestion efficace des fichiers.
Classement alphabétique
Le classement alphabétique est le système de classement le plus courant pour moins de 5 000 enregistrements. Le classement par ordre alphabétique est un système dans lequel vous organisez les fichiers par noms d'individus, d'entreprises, d'institutions, d'agences, de sujets, de sujets ou d'emplacements géographiques, en fonction de l'ordre du dictionnaire. Ce système est efficace pour les fichiers de noms de clients ou de clients. Si le classement des sujets, utilisez un index relatif. L'index est une liste alphabétique des noms de sujets choisis pour représenter chaque sujet. Référencez l'index relatif pour savoir sous quel nom de rubrique classer l'enregistrement.
Classement numérique
Lors de la configuration d'un système de classement numérique, organisez les fichiers dans un ordre séquentiel en utilisant les numéros directement à partir de l'enregistrement ou un numéro attribué. La plupart des systèmes utilisent un index pour récupérer les fichiers. Un système de classement numérique augmente la productivité grâce à la rapidité de classement et de localisation d'un fichier.Il fournit également une identification précise et permet une plus grande confidentialité. Il est capable d'extensions infinies et vous pouvez l'utiliser pour plus de 5 000 enregistrements, contrairement aux systèmes de classement alphabétiques.
Classement alpha-numérique
Le classement alphanumérique utilise une combinaison de noms et de chiffres. Vous utilisez couramment ce type de système de classement avec des noms de sujet et des numéros. Organisez les fichiers en fonction des divisions alphabétiques ou des vedettes-matières, puis par catégorie de numéros. Il est nécessaire d'utiliser un index relatif pour les fichiers alphanumériques. L'index listera les codes numériques attribués à chaque division alphabétique.
Systèmes de classement sans papier
Les systèmes de classement sans papier deviennent de plus en plus courants dans de nombreuses entreprises et foyers. Il résout le besoin d'espace de stockage physique et le problème des informations perdues ou égarées. Un système de classement sans papier permet un accès partagé entre plusieurs départements. Bien que l'accès partagé offre un accès à la demande aux enregistrements, vous pouvez définir des droits d'utilisateur pour afficher, modifier, créer ou supprimer des fichiers afin de contrôler l'accès. Les types de systèmes de classement sans papier comprennent les logiciels simples, les serveurs de documents et les systèmes de gestion de documents.
