La manière dont vous choisissez d'organiser vos fichiers bureautiques a un impact important sur l'efficacité et la productivité. Un système de classement doit être basé sur la manière dont les fichiers sont utilisés au bureau, sur les fonctionnalités du fichier qui sont le plus souvent mentionnées et sur la manière dont les fichiers sont demandés verbalement. Répondre à ces questions vous aidera à déterminer le meilleur système pour organiser vos fichiers.
Articles dont vous aurez besoin
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Classeur
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Dossiers de fichiers
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Étiquettes de fichier
Déterminez si vous organisez les fichiers par ordre alphabétique par sujet, numériquement à l'aide d'un système de numérotation prédéterminé ou chronologiquement par date de création ou par date d'échéance. Créer des fichiers temporaires et permanents. Les fichiers temporaires sont actuellement des fichiers actifs auxquels une date de fin est attribuée. Ils peuvent être détruits ou placés dans des fichiers archivés. Les exemples de fichiers temporaires incluent les projets en cours, les actions et les matériaux à lire. Les dossiers permanents sont ceux qui ne sont pas consultés aussi souvent, mais qui doivent être conservés dans les archives pour référence ultérieure.
Ecrivez vos titres et définitions d'étiquettes dans un document pouvant être référencé. Par exemple, si vous utilisez un système de classement numérique, notez le sujet auquel chaque numéro correspond et répertoriez des exemples de documents qui seraient inclus dans ce sujet. Cela aide à maintenir la cohérence lors du classement des documents.
Créez des piles pour les documents temporaires, les documents permanents et la corbeille. Triez les documents avant de les inclure dans le système de classement. Ne pas archiver ce qui n’a pas besoin d’être sauvegardé.
Choisissez un emplacement de stockage de fichier. Vous pouvez décider que les fichiers actifs temporaires doivent être classés dans votre tiroir de bureau, où ils sont facilement accessibles. Les fichiers partagés entre les membres du personnel doivent être situés au centre du bureau. Si vous travaillez avec des fichiers à protéger, tels que des fichiers contenant des informations personnelles sur les clients, utilisez un fichier classeur verrouillable et déterminez les personnes qui auront accès au bureau.
Créez vos fichiers. Étiquetez les fichiers avec votre système alphabétique, numérique ou chronologique. N'oubliez pas que même si vous souhaitez être spécifique aux titres de vos étiquettes, vous souhaitez également que les titres soient suffisamment larges pour englober plusieurs types de documents. Par exemple, plutôt que d’étiqueter un fichier avec un nom de réunion spécifique, créez un fichier pour les réunions auxquelles vous participez au cours d’une année et stockez tous les documents pertinents. Cela vous évite de créer de nombreux fichiers dans lesquels un ou deux documents seulement seront jamais stockés.
Conseils
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Rappelez-vous que simple est toujours préférable. Essayez d’éviter les systèmes de classement compliqués qui seront difficiles à retenir pour vous et le personnel. Utilisez un fichier tickler pour des tâches spécifiques à une date, telles que le paiement de factures ou la facturation. Organisez votre fichier tickler par mois ou par jour en fonction des tâches et purgez-le au fur et à mesure de son achèvement en jetant les documents ou en les déplaçant dans un fichier permanent.
