Un système de classement bien entretenu permet d'accéder rapidement aux informations essentielles et économise de l'argent pour une entreprise en gagnant du temps. Les entreprises, les écoles, les organismes gouvernementaux et même les citoyens utilisent des systèmes de classement pour organiser leurs affaires. Choisissez entre quatre types de systèmes de classement pour votre bureau. Chacun offre ses propres avantages et inconvénients.
Système de classement alphabétique
Dans le système de classement par ordre alphabétique, organisez les enregistrements en fonction de leur nom - nom de la personne, de la société ou du sujet - conformément aux lettres de l'alphabet. Utilisez ce système de classement selon deux méthodes différentes. Le système de classement alphabétique thématique, également appelé système de dictionnaire, classe les enregistrements individuels par ordre alphabétique. Selon Ancom, une société de système de classement, ces systèmes de classement fonctionnent bien pour stocker un petit nombre d'enregistrements, moins de 5 000 fichiers.
Ce système s'avère problématique lorsque plusieurs clients partagent le même nom. Utilisez un système géographique - également appelé encyclopédie ou système classifié - pour organiser des volumes plus importants d’enregistrements. Dans ce système, regroupez les sujets dans de grandes catégories en fonction de leur emplacement, par exemple une ville, un comté ou un État. Les catégories et les fichiers de chaque catégorie sont classés par ordre alphabétique.
Système de classement numérique
Lorsque vous utilisez un système de classement numérique, attribuez des numéros à chaque fichier et organisez-les dans un ordre séquentiel. Les fichiers destinés aux personnes portant le même nom ne comporteront pas d’en-têtes en double, contrairement au système alphabétique. Ce système offre également une meilleure confidentialité des fichiers car aucun nom n'est affiché sur les fichiers et fonctionne correctement lors de la manipulation d'un grand volume de fichiers. Au lieu d’attribuer un numéro aux fichiers, utilisez le système chronologique qui classe les fichiers en ordre de date.
Système de classement à chiffres terminaux
Lorsque vous utilisez l'archivage des chiffres du terminal, attribuez les numéros de fichiers dans un ordre séquentiel, mais classez-les en fonction des deux derniers chiffres. Ancom donne des exemples de recherche d'un fichier numéroté 17234. Commençons par la section 34 du système de classement, puis par la zone 72 de cette section et enfin par le fichier 1. Ce système fonctionne bien lorsque vous conservez plus de 10 000 fichiers.
Système de classement alphanumérique
Utilisez des lettres et des chiffres pour organiser les fichiers dans le système de classement alphanumérique. Par exemple, utilisez deux lettres pour indiquer l’état dans lequel vit le client, suivies d’un nombre indiquant son numéro de compte. Cela facilite le tri préalable lorsque vous devez extraire une grande quantité de fichiers du même emplacement.
