Le système de facturation est au cœur des comptes clients de l'entreprise. Les factures sont préparées en fonction des produits ou des services vendus. Les données de la facture correspondent aux journaux des ventes, aux enregistrements des comptes clients, aux soldes des comptes clients et aux journaux des comptes de caisse, entre autres enregistrements professionnels.
Électronique et manuel
Les systèmes logiciels utilisés pour la facturation imposent aux petites entreprises de saisir les données initiales avant d’imprimer les factures. Chaque système requiert des variables différentes et incitera l'utilisateur à faire le nécessaire. Le système intégrera alors électroniquement les données dans les comptes à recevoir. En revanche, lors de la configuration d’un système manuel, le propriétaire de la petite entreprise ou le comptable choisit ce qui est nécessaire et le formule en conséquence dans le système de comptabilité. Que la petite entreprise fournisse des services ou vende des produits, l’une des étapes préliminaires de la mise en place d’un système de facturation consiste à déterminer les éléments à inclure sur la facture en plus des informations de base telles que les coordonnées.
Système de numérotation
Chaque facture doit contenir un numéro d'identification unique basé sur l'ordre chronologique des ventes ou par numéro de client. Quelle que soit la méthode choisie par le propriétaire de la petite entreprise, ces numéros uniques peuvent être utilisés pour référencer une facture particulière à l’avenir.
Corps de la facture
Dans la section Description de la facture, le comptable voudra ajouter des informations détaillées afin que le client sache exactement ce que la facture documente. Par exemple, une facture de service qui indique simplement "appel de service" est trop vague pour que le client ou la petite entreprise l’utilise plus tard. Toutefois, si la description contient des informations plus spécifiques, telles que "Filtres modifiés; ventilateurs nettoyés; allumage testé", le client et le fournisseur de services connaissent exactement le travail effectué. Si les frais sont calculés par service ou à l'heure, ces détails doivent être inclus dans la description. Lorsque la facture concerne des produits, indiquez les quantités et les prix par unité. Ces informations correspondent aux entrées du journal des ventes.
Conditions de crédit
Déterminez les conditions de crédit proposées aux clients et incluez-les sur la facture. Par exemple, si le paiement est attendu rapidement, la facture doit porter la mention "échéance nette à la réception". Au cours du processus de vente, si le client a connaissance qu'il aura 30 jours pour payer, indiquez-le comme date d'échéance sur la facture.
Tout rassembler
Le système de facturation est terminé lorsqu'il se situe au bon endroit dans le processus de comptabilité. Une fois les factures préparées, il est temps de collecter les comptes clients. Une copie de chaque facture est envoyée au client et l'entreprise en conserve une copie. Le montant facturé est enregistré sur le compte du client dans le journal des ventes. Lorsque le paiement est reçu, le montant est déduit du compte du client dans le journal des ventes et ajouté au compte de trésorerie de l'entreprise. À la fin du mois, le propriétaire de petite entreprise peut consulter les comptes pour noter les factures en suspens et la nécessité de faire un suivi dans la demande de paiement, par exemple en envoyant une deuxième copie de la facture marquée «en souffrance».
