La rédaction de chèques d'entreprise est différente de la rédaction de chèques personnels en ce sens que plus d'informations sont placées sur le chèque - généralement sur le talon du chèque - de sorte que vous et le bénéficiaire sachiez exactement comment le paiement doit être appliqué. De plus, tous vos chèques d'entreprise seront crédités sur vos comptes afin que votre trésorerie et vos comptes fournisseurs soient à jour. Vos chèques d’affaires peuvent être présentés en double ou en triple exemplaire. Vous pouvez donc conserver les copies des chèques pour référence ultérieure. Enfin, les chèques d'entreprise, contrairement aux chèques personnels, peuvent nécessiter plus d'une signature. Suivre un système défini pour rédiger vos chèques d’affaires rendra le processus efficace et vous évitera de commettre des erreurs.
Préparez toutes les informations nécessaires à la rédaction des chèques de votre entreprise. Vous aurez besoin du nom complet de tous les bénéficiaires, de leurs adresses, du nombre et du montant de toutes les factures ou comptes à payer, ainsi que du montant total des chèques. Si vous utilisez un programme de comptabilité informatisé pour imprimer vos chèques, suivez les instructions fournies dans le manuel d'utilisation de votre logiciel. Vous devrez probablement sélectionner chaque facture ou compte pour le paiement, puis imprimer un rapport pour le contrôle d'épreuves avant l'impression des chèques.
Alignez vos chèques commerciaux sur votre imprimante si vous utilisez un ordinateur pour imprimer vos chèques. Sinon, préparez-vous à rédiger vos chèques à la main.
Imprimez ou tapez toutes vos informations de paiement sur les talons de chèque de votre entreprise. Si vous utilisez un programme de comptabilité informatique, chaque talon de chèque sera imprimé automatiquement. Si vous écrivez vos chèques à la main, notez le nom du bénéficiaire, le numéro de compte du fournisseur du bénéficiaire, la date du chèque, le numéro de chaque facture ou compte à payer et le montant payé pour cette facture ou ce montant. Compte. Enfin, notez le montant total du chèque.
Imprimez vos chèques d'entreprise. Si vous utilisez un ordinateur, chaque vérification s’imprimera automatiquement. Il vous suffira de surveiller l’imprimante pour vous assurer que vos chèques restent alignés. Si vous écrivez vos chèques d’affaires à la main, en haut à droite du chèque, vous trouverez un lieu pour la date du chèque. Sous la date, en commençant à gauche, inscrivez le nom du bénéficiaire après «Payer à l'ordre de». Si l'espace le permet, indiquez également l'adresse du bénéficiaire. En dessous des informations sur le bénéficiaire, en commençant à gauche, imprimez le montant du chèque en utilisant des mots pour les dollars entiers et des fractions numériques pour des cents - "Cent 00/100 dollars", par exemple. Enfin, à l'extrême droite, inscrivez le montant en dollars à l'aide de chiffres - "100,00 $."
Enregistrez vos chèques d’affaires dans votre registre de chèques. Si vous utilisez un programme de comptabilité informatisé pour imprimer vos chèques d'entreprise, ces informations peuvent être enregistrées automatiquement ou vous devrez peut-être les poster plus tard. Imprimez un rapport complet pour vos enregistrements papier. Si vous enregistrez votre chèque manuellement, incluez la date du chèque, le nom du bénéficiaire, les factures ou les comptes payés, le montant versé sur chaque facture ou compte et le montant total du chèque. Mettez à jour vos registres pour tous les comptes concernés.
Relisez vos chèques! Tout le monde fait des erreurs occasionnelles. Un zéro supplémentaire, par exemple, peut être une erreur dévastatrice.
Faites une sauvegarde de vos données si vous utilisez un programme de comptabilité informatisé. Ensuite, si une étape distincte est nécessaire pour poster vos chèques, faites-le maintenant.
Faites signer vos chèques d'entreprise par la personne habilitée à les signer. Certaines vérifications d’entreprise nécessitent plus d’une signature. Assurez-vous d’obtenir toutes les signatures nécessaires avant d’envoyer vos chèques.
Classez vos copies de chèques avec vos factures payées ou si vous utilisez des chèques en double ou en triple. Si vous n'avez pas de copies de chèques, notez le numéro du chèque, la date et le montant du paiement sur chaque facture payée avant le classement.
