Les conférences téléphoniques sont l’un des moyens utilisés par les cadres et les employés pour discuter de leurs affaires. Qu'elles soient dans la même ville ou dispersées dans le monde, les conférences téléphoniques permettent de réunir tout le monde dans une même pièce, en temps réel. Plusieurs étapes peuvent être suivies pour assurer une conférence productive et informative.
Ordre du jour
Une fois que vous avez défini l'heure et la date de votre téléconférence, vous devez prendre les mesures appropriées pour vous préparer à la réunion. Si vous êtes l'animateur de la conférence, établissez un ordre du jour pour votre téléconférence et distribuez-le aux participants bien avant la date prévue. L'ordre du jour de votre réunion devrait inclure la date et l'heure. C'est une bonne idée d'inclure le fuseau horaire dans votre agenda pour les personnes qui peuvent se trouver en dehors de votre position. L'ordre du jour devrait également inclure les heures de début et de fin de la réunion et une brève description de chaque sujet par ordre de priorité, ainsi que les noms des personnes responsables et l'heure d'allocation proposée pour chaque sujet. Si la conférence nécessite une préparation préalable à la réunion, indiquez clairement ces exigences dans l'ordre du jour.
Conférence
Testez vos lignes pour vous assurer que vous avez une connexion active et claire. Si vous utilisez un téléphone sans fil, assurez-vous qu'il est complètement chargé avant la réunion. Arrivez à la conférence au moins cinq minutes à l’avance.
Si vous êtes un participant, vous recevrez un numéro de conférence de votre responsable. Appelez la ligne de conférence. Vous serez invité à entrer votre numéro de conférence. Une fois que vous avez entré le numéro, il vous sera demandé de dire votre nom. Indiquez clairement votre prénom et votre nom de famille. Vous devrez peut-être appuyer sur la touche dièse (#). Une fois ce processus terminé, le système vous indiquera que vous rejoignez la conférence et vous indiquera combien de personnes y assistent actuellement. Si vous êtes arrivé avant le leader, vous serez placé en mode d'attente jusqu'à l'arrivée du leader.
Introductions
Ecoute avant de parler. Si le responsable est arrivé mais n'a pas encore commencé la réunion, vous pouvez entendre une conversation parallèle subtile. D'une voix agréable, dites bonjour et présentez-vous. Placez votre téléphone en mode silencieux jusqu'au début de la réunion. Si vous ne disposez pas de bouton Muet, utilisez les fonctions de désactivation fournies par la ligne de conférence.
Lorsque la réunion commencera, votre responsable effectuera un appel nominal. Lorsque le responsable vous appelle, reconnaissez votre présence de manière claire et professionnelle, par exemple "Oui, je suis là" ou "Bonjour. C’est …". Le responsable peut vous demander de vous identifier brièvement auprès des autres participants. Si tel est le cas, indiquez votre nom et donnez un aperçu de votre travail de 20 à 25 secondes en ce qui concerne l'appel. Restez bref, parlez clairement et restez professionnel.
