Le travail d'un organisateur de réunion peut être décourageant compte tenu du nombre de détails nécessaires à la planification et à l'organisation d'une conférence, mais si vous aimez le multitâche et êtes reconnu pour être un maître du jonglage des détails, vous serez bien préparé pour le emploi.
Articles dont vous aurez besoin
-
Liste de contrôle principale
-
Contrats de conférencier
-
Lieu
-
Plan de secours d'urgence
Commencez à planifier votre conférence au moins un an à l'avance - plus longtemps si les personnes que vous avez l'intention de présenter en tant que conférenciers sont des hommes et des femmes de premier plan dont le calendrier est rempli d'année en avance. Créez une liste de contrôle principale détaillant toutes les tâches à accomplir pour amener des orateurs à la conférence, ainsi que les fournitures, le matériel et les dispositions à acquérir pour organiser l'événement.
Réservez un lieu de conférence dans un lieu facile d’accès, idéalement situé à proximité des aéroports, des transports en commun, des hôtels, des restaurants et d’autres commodités, car le personnel de ces lieux est formé pour gérer les foules 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Demandez à votre avocat de rédiger un contrat de conversation type afin que vous disposiez d'un accord juridiquement contraignant avec chaque intervenant pour vous présenter et participer à l'événement.
Travaillez à l'ordre du jour de votre conférence pour que les orateurs soient programmés à dessein Attribuez aux conférenciers les plus dynamiques la gestion des notes d’ouverture et de la finale afin que les participants soient excités par les remarques du premier et inspirés par les mots du dernier. Informer les orateurs de vos délais et leur faire comprendre l'importance de laisser du temps pour répondre aux questions.
Commandez des fournitures, des tables d’inscription, organisez la location de matériel, la signalisation, des badges et un système de paiement par carte de crédit / encaissement pour ceux qui n’ont pas acheté de billets à l’avance. Envoyez un calendrier de confirmation aux conférenciers plusieurs mois à l'avance pour donner aux participants suffisamment de temps pour établir des plans de transport. Vérifiez les responsabilités de votre organisation, par exemple, les remboursements de billets d’avion, les logements pré-réservés ou les limites de dépenses journalières, et assurez-vous que les orateurs reçoivent une liste des événements sociaux auxquels ils sont invités dans le cadre de leur visite.
Concevoir un plan de secours couvrant les possibilités catastrophiques: la mort ou la blessure d'un orateur ou un changement de lieu de dernière minute. Demandez à des volontaires d’agir comme hôtes de chaque orateur et aux services de limousine ou de taxi de réserve d’entraîner les orateurs, si le transport ne fait pas partie des responsabilités de l’hôte. Effectuez des tâches de dernière minute, telles que la commande de collations et de cas d’eau pour les orateurs.
Rassemblez votre endurance pour les derniers jours précédant la conférence - en cas de disparition des aides audiovisuelles, de confusion dans les chambres d’hôtel et de retard des avions, c’est le moment où les choses deviennent incontrôlables. Gardez votre esprit à propos de vous et utilisez votre liste de contrôle principale. Une fois que vous avez écrit les remerciements post-conférence aux orateurs, rendez-vous service et prenez des vacances. Tu l'as mérité.
