Aucune entreprise n'est trop petite pour un système de contrôle des stocks. Malgré cela, des options telles qu'un système électronique intégré ne sont ni nécessaires ni rentables. Avec un système manuel, il peut être difficile de trouver un équilibre entre avoir trop et trop peu d'inventaire. Si cela décrit votre entreprise, utiliser une feuille de calcul Excel pour suivre vos stocks peut être une alternative rentable. Bien que Excel ne puisse pas tout automatiser, les formules et les règles de mise en forme conditionnelle peuvent vous aider à calculer les niveaux de stock disponibles et à vous aider à commander vos stocks avec précision et en temps voulu.
Créer une feuille de calcul d'inventaire de base
Créez une feuille de calcul à partir de zéro ou téléchargez un modèle de suivi d'inventaire gratuit à partir du site Web de Microsoft Office à office.microsoft.com. Pour un système simple, une feuille de calcul à 11 colonnes fonctionnera pour les tâches de suivi des stocks. Créez des étiquettes de colonne pour l'ID d'inventaire, le nom du produit, la description, le prix unitaire, la quantité en stock, les articles vendus, la quantité actuelle, le niveau de réapprovisionnement et une étiquette de colonne pour identifier les articles abandonnés. Vous devrez remplir la feuille de calcul avec les informations actuelles. Le moment est donc bien choisi pour procéder à un décompte physique des stocks.
Comment ça marche
Entrez les données d'inventaire actuelles dans toutes les colonnes sauf les articles vendus, la quantité actuelle et les colonnes abandonnées. La colonne Éléments abandonnés constitue une alternative à la suppression d'informations de la feuille de calcul lorsque les éléments ne sont plus disponibles. Lorsque vous mettez à jour la feuille de calcul en saisissant les données sur les articles vendus, une formule calcule la quantité actuellement disponible. Si les niveaux de quantité actuels sont égaux ou inférieurs au niveau de réorganisation, la couleur d'arrière-plan de la colonne de quantité actuelle vous avertira de réorganiser en changeant de couleur.
Créer une formule de quantité actuelle
Entrez une quantité en stock moins la formule des articles vendus dans la colonne de la quantité actuelle. Pour le créer, cliquez dans la première cellule sous le libellé de la colonne de la quantité actuelle et entrez un signe égal. Ensuite, cliquez dans la première cellule sous l’étiquette quantité en stock, entrez un signe moins, cliquez dans la première cellule sous l’étiquette des articles vendus et appuyez sur "entrer". Par exemple, la formule peut apparaître sous la forme «= E3-F3». Pour étendre la formule, cliquez sur la cellule, placez le pointeur de la souris sur le coin inférieur droit de la cellule de manière à ce qu'il ressemble à une croix. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser vers le bas de la feuille de calcul.
Entrez une règle de réapprovisionnement
Modifiez la couleur d’arrière-plan de la cellule de quantité actuelle en rouge pour vous alerter lorsqu’il est temps de réorganiser. Pour ce faire, cliquez dans la première cellule du libellé de la colonne de la quantité actuelle, sélectionnez «Mise en forme conditionnelle» dans le ruban Excel, choisissez «Options de cellule en surbrillance», puis «entre». Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, tapez le chiffre 5 dans Dans la première zone de texte, tapez zéro dans la deuxième zone de texte et choisissez «remplissage rouge clair» dans la liste déroulante. Étendez la règle en faisant glisser toutes les cellules de la colonne comme vous l'avez fait avec la formule.
