Les décisions relatives à l'inventaire des produits peuvent être un jeu de devinettes pour les propriétaires d'entreprise. Trop de stocks coûtent cher en capital, et trop peu peut être tout aussi cher si les clients vont ailleurs pour faire des achats. Toutes les entreprises axées sur les produits doivent accorder une attention particulière à la gestion des stocks. L’utilisation de QuickBooks Pro pour suivre l’inventaire peut fournir aux propriétaires d’entreprise des moyens de conserver des enregistrements précis et à jour détaillant les quantités, les coûts et les revenus de revente. Le suivi des stocks dans QuickBooks Pro permet également aux propriétaires d'entreprise de définir des rappels de réapprovisionnement et de créer des commandes d'achat lorsque l'inventaire atteint le point de commande spécifié.
Ajouter et mettre à jour les informations du fournisseur. Ajoutez les fournisseurs qui ne figurent pas déjà dans votre liste en sélectionnant "Nouveau fournisseur" dans l'onglet "Fournisseurs" du menu principal de QuickBooks Pro. Dans la fenêtre «Nouveau fournisseur», ajoutez les informations de contact du fournisseur dans l’onglet «Informations d’adresse», ainsi que les informations relatives à votre numéro de compte et votre ligne de crédit dans l’onglet «Informations complémentaires». Mettre à jour les informations pour les vendeurs actuels si nécessaire.
Activer le suivi des stocks et définir les préférences d’inventaire. Si vous n'avez pas encore suivi l'inventaire, cette fonctionnalité peut ne pas être active car il ne s'agit pas d'un paramètre par défaut dans QuickBooks Pro. Sélectionnez «Préférences» dans l’onglet «Éditer» du menu principal de QuickBooks Pro, puis sélectionnez «Éléments et inventaire» dans la liste située à gauche de la fenêtre «Préférences». Sélectionnez l'onglet «Préférences de la société» et cochez la première case pour activer le suivi des stocks. Définissez les options de réorganisation des rappels et des avertissements de duplication des commandes d'achat.
Créer des articles d'inventaire. Créez un enregistrement décrivant chaque article que vous allez inscrire dans l'inventaire et associez-le au compte de revenu approprié. Sélectionnez «Listes» dans le menu principal de QuickBooks Pro, puis sélectionnez «Liste des éléments» et appuyez sur le bouton «Élément nouveau» en bas à gauche de l'écran pour ouvrir la fenêtre «Nouvel élément». Ajoutez des informations sur l’article d’inventaire comme suit:
Type: «Pièce d'inventaire» Informations de commande: nom / numéro d'article et numéro de pièce du fabricant Informations d'achat: prix de gros, fournisseur préféré et description de l'article qui apparaîtra sur les commandes d'achat Informations de vente: prix de vente au détail, compte de revenus que vous souhaitez utiliser pour le suivi, tel que Ventes, et une description qui apparaîtra sur les tickets de caisse. Informations d'inventaire: laissez cette section vide car elle sera mise à jour automatiquement lorsque vous saisissez l'article en stock.
Entrez les articles en stock. C'est ici que vous créez et commencez le suivi de l'inventaire. Sélectionnez «Recevoir les articles» dans l’onglet «Centre des fournisseurs» du menu principal de QuickBooks pour saisir les articles de stock que vous avez déjà payés, tels que les données historiques pour les articles en stock à la date à laquelle vous démarrez le suivi des stocks dans QuickBooks Pro. Sélectionnez l'article en stock dans la liste déroulante "Article" et indiquez la quantité. Les champs restants, y compris la description, le coût et le montant, seront automatiquement remplis à votre place.
Si vous saisissez des articles dans l'inventaire pour lesquels un paiement est nécessaire, sélectionnez «Recevoir les articles et entrer la facture». Sélectionnez l'article en stock dans la liste déroulante «Article» et entrez une quantité. Les champs restants comprennent le fournisseur, les conditions de paiement, le montant, la date d'échéance et les informations sur les articles en stock seront automatiquement renseignés.
Conseils
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Lorsque vous activez le suivi des stocks, QuickBooks Pro ajoute trois nouveaux comptes à votre plan comptable: actif d'inventaire, coût des produits vendus et ajustement de l'inventaire.
Pour garantir l'exactitude, il est judicieux de procéder à un inventaire physique avant de saisir des articles dans l'inventaire.
Attention
QuickBooks Pro dispose d’une fenêtre «Ajustement d’inventaire» à utiliser lors de l’ajustement pour tenir compte des différences dans les comptes d’inventaire physique. N'utilisez pas cette fenêtre pour enregistrer un nouvel inventaire.
