Le suivi de l'inventaire n'est certainement pas l'un des aspects les plus agréables de la gestion d'une entreprise de produits. Cela nécessite un travail manuel dur (soulever, déplacer, compter), des tâches administratives et beaucoup de temps passé derrière un ordinateur. La bonne nouvelle est qu’une fois que vous aurez enfin mis en place votre système de suivi des stocks, votre entreprise deviendra beaucoup plus efficace. Vous serez en mesure de suivre les tendances des ventes et des retours, vous saurez quel est le moment idéal pour commander ou fabriquer plus de produits, et vous pourrez préparer vos états financiers et résumés de fin d’année plus rapidement.
Comptez vos produits pour déterminer l'inventaire de départ. Une fois que vous avez vos chiffres définitifs, catégorisez d'abord votre inventaire par nom de produit, puis par les autres attributs spécifiques des produits tels que la couleur, la taille, la date ou le style. Par exemple, si vous tenez des t-shirts brodés comme inventaire, vous devrez les classer par message sur le t-shirt, puis par couleur et par taille. Cela facilite le suivi et la recherche de l'inventaire dont vous avez besoin.
Créez une feuille de calcul dans Microsoft Excel pour suivre l'inventaire si vous avez moins de 10 types de produits en inventaire. Créez une nouvelle feuille de calcul pour chaque produit et commencez par énumérer le nombre de stocks initial. À partir de ce moment, soustrayez toutes les ventes de chaque produit qui sortent en fonction des informations de votre registre toutes les semaines. Ajouter un nouvel inventaire à l’arrivée. Ajustez le total de l'inventaire lorsqu'il y a des retours de produits. Assurez-vous d'inclure la date à côté de chaque entrée.
Si vous avez plus de 10 types de produits à inventorier, envisagez plutôt de configurer une base de données d'inventaire dans Microsoft Access (voir Ressources pour un lien vers des modèles que vous pouvez utiliser). Les modèles d'inventaire de la base de données Microsoft Access sont plus attrayants, automatisés et faciles à utiliser. Il vous permet également d'imprimer des rapports d'inventaire pratiques pour suivre les ventes, les ajouts et les retours d'inventaire.
Si vous êtes un détaillant en magasin et que vous vendez de nombreux articles différents, achetez un logiciel de gestion d’inventaire professionnel à intégrer à un lecteur de code à barres et au (x) registre (s) de votre magasin. Cela coûtera cher, mais en valera la peine, car mettre à jour manuellement une base de données avec autant d'éléments à suivre prendra du temps et deviendra une tâche fastidieuse (voir Ressources pour une suggestion de logiciel de suivi des stocks). Si vous êtes un grossiste, un distributeur ou un fabricant et que vous travaillez uniquement avec des factures (pas de vente directe aux clients), vous pouvez également suivre votre inventaire en utilisant vos documents de facturation.
Si vous êtes un détaillant, effectuez une vérification manuelle de l'inventaire au moins une fois par an pour vous assurer que l'inventaire sur papier correspond à l'inventaire du magasin. En raison du rétrécissement (vol), les chiffres peuvent être radicalement différents si une vérification régulière de l'inventaire n'est pas effectuée. Changez les chiffres sur votre ordinateur pour refléter le rétrécissement.
Conseils
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Si vous avez un très grand magasin, vous pouvez faire appel à une société tierce pour effectuer votre vérification manuelle des stocks. Ils feront généralement leur travail après la fermeture du magasin et dans la nuit. Bien que le rétrécissement soit définitivement un problème pour toute entreprise, le montant que vous perdez peut être amorti, vous offrant ainsi un avantage fiscal futur. C'est une autre raison pour laquelle il est si important de procéder à une vérification manuelle régulière de l'inventaire lorsque vous exploitez une entreprise de vente au détail.
