Les téléconférences sont utiles pour organiser une réunion avec un groupe de personnes dans différents endroits qui doivent prendre des décisions. Un groupe d’avocats peut avoir besoin de se rencontrer et de décider d’une stratégie pour le cas de leur client, ou d’un groupe de célibataires peut-être essayer de planifier une douche de mariage. Une téléconférence peut aider un groupe de personnes à prendre des décisions en quelques minutes, ce qui peut prendre plusieurs jours avant la réception d'un e-mail et être impossible à prendre en personne.
Articles dont vous aurez besoin
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Téléphone
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Logiciel de planification de réunion
Identifiez les personnes que vous devez inviter à la téléconférence. Donne ensuite la priorité à la présence de chaque personne. S'il y a trois ou quatre personnes appelant dans votre téléconférence, la hiérarchisation de la liste des invités peut ne pas être importante. Mais si vous invitez six personnes ou plus, il est plus probable qu'il y ait des conflits d'horaire. Assurez-vous que les décideurs importants pourront y assister.
Contactez les participants importants pour identifier les conflits d'horaire. Déterminez si et quand ces personnes resteront en dehors de la ville pendant une longue période, dans un avion et seront indisponibles pour appeler ou ne pourront pas y assister. Organisez votre temps de réunion autour de ces conflits.
Envoyer une invitation à tous les participants. Utilisez la messagerie électronique, Evite ou un autre logiciel d'invitation. Microsoft Outlook peut planifier la réunion, envoyer des invitations et permettre aux invités d'accepter ou de refuser. Vous aurez rapidement une idée générale de qui peut assister et qui ne peut pas. Les invités peuvent suggérer des moments qui leur conviennent le mieux. Ils peuvent également vous envoyer des points de l'ordre du jour dans leurs réponses à la demande de réunion. Révisez votre invitation en fonction des commentaires reçus.
Planifiez votre réunion à l'aide d'un service d'appel. Plusieurs sociétés sont spécialisées dans l'hébergement de téléconférences, notamment FreeConference et InstantConference. Si votre société organise souvent des téléconférences, déterminez si votre société a un contrat avec un service d'appel particulier.
Envoyez l'invitation finalisée à tous les participants. Envoyez l'invitation même aux personnes qui ont refusé la demande de réunion d'origine, au cas où elles seraient disponibles par la suite. Assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes dans l'invitation, y compris la date et l'heure de l'appel, le code de pays et le numéro de téléphone que les participants doivent utiliser, ainsi que tous les codes de participant nécessaires. Indiquez également votre numéro de téléphone afin que les participants puissent vous contacter directement s’ils rencontrent des problèmes pour s’inscrire.
Conseils
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Si vous n'avez jamais utilisé de service de téléconférence, renseignez-vous sur la clarté des appels et sur la facilité d'utilisation. Certains services sont gratuits et certains sont payants. Comparez les prix des services payants et décidez lequel correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
