Les réunions de groupe de jeunes, les retraites et les activités doivent être planifiées à l'avance pour que vous sachiez ce que vous voulez faire et accomplir dans un laps de temps donné. La meilleure façon de documenter vos plans est de créer un agenda. Les ordres du jour sont comme des listes qui indiquent l’ordre des discussions ou des activités que vous souhaitez faire pendant que vous êtes ensemble. En donnant aux jeunes un programme adapté à leur âge, ils peuvent suivre pour voir quels types de choses se passent ensuite.
Ecrivez le nom de votre programme jeunesse en haut d'un document standard au format lettre. Placez la date sous celle-ci, ainsi que les heures de début et de fin, le cas échéant. Indiquez également l'emplacement du programme.
Répertoriez les activités ou les discussions dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'elles se déroulent. Chaque activité individuelle ou point de discussion devrait avoir une puce ou un numéro à côté. En exemple, sous forme de liste, "I) Activités Icebreaker, II) Apprenez à vous connaître, bienvenue Pack Review, III) Atelier en groupe …"
Dressez la liste des activités et des discussions dans un ordre logique qui a un sens séquentiel. L'ordre du jour sera suivi de haut en bas, les activités et les discussions devraient donc se dérouler sans heurts.
Incluez à l'ordre du jour des points dont vous n'avez peut-être pas eu la possibilité de discuter lors de la dernière réunion ou de la dernière retraite. Consacrez une partie de l'ordre du jour à ces points suivants. Vous pouvez créer une nouvelle section au bas de l'ordre du jour et l'appeler "Eléments de discussion précédents" ou "Eléments de suivi".
Laissez aux jeunes le temps de faire une petite pause dans l’ordre du jour, surtout s’il s’agit d’une longue réunion ou d’une longue retraite. Contrairement aux adultes, les jeunes peuvent ne pas être en mesure de rester assis pendant de longues périodes tout en maintenant leur concentration et leur attention avec succès.
Consacrez la fin de l'agenda à une session de questions-réponses pour les jeunes. C’est là que les jeunes ont la possibilité d’obtenir des éclaircissements sur ce qui les a dérangés ou de poser des questions sur ce qui était couvert.
