Les fonds de petite caisse sont utilisés par les organisations pour couvrir des dépenses mineures telles que de petites quantités de fournitures de bureau, des frais de port, des frais de stationnement pour les visiteurs ou des frais de taxi. Les fonds de petite caisse sont souvent gardés en espèces sur le lieu de travail. En raison de la nature liquide d'un compte de petite caisse, un ensemble de risques différent existe pour les fonds de petite caisse par rapport à d'autres fonds au sein d'une organisation.
Prêts personnels
Un employé qui a accès au fonds de petite caisse peut penser qu'il est acceptable d'utiliser le fonds comme ressource de prêt personnel à court terme, en prenant de l'argent du fonds pour payer des factures ou pour couvrir d'autres dépenses personnelles jusqu'à ce qu'il soit payé. De telles transactions ne sont pas enregistrées et pourraient conduire à un vol total des fonds de petite caisse. À tout le moins, les fonds ne sont pas disponibles pour des utilisations légitimes pendant la période de "prêt" de l'employé.
Encaissement de chèques
Lorsqu'un fonds de petite caisse est hébergé dans un compte bancaire, un employé ayant accès au compte peut essayer d'encaisser des chèques personnels sur le compte. Les banques peuvent avoir des politiques en place qui empêchent l'encaissement de chèques personnels, mais le risque qu'un employé encaisse un chèque sans fonds suffisants existe. Lorsque le chèque est retourné, les fonds sont tirés de la petite caisse, ce qui entraîne des complications jusqu'à ce que la situation soit corrigée.
Enregistrement des dépenses
Dans la mesure où un fonds de petite caisse contourne les procédures habituelles de reporting des dépenses au sein d'une organisation, le risque de détournement des fonds de petite caisse est accru. Le fait de garder le grand livre ou le registre des décaissements de petite caisse avec le fonds augmente encore le risque de détournement. Le registre des décaissements de petite caisse ne devrait pas être conservé avec la petite caisse, ni par quiconque ayant accès au fonds de petite caisse. Faire enregistrer les dépenses par une autre partie aide à prévenir les abus du fonds.
L'accès non autorisé
Les fonds de petite caisse étant des actifs liquides, l'accès à cet argent doit être limité à une seule personne pour éviter les gardiens multiples qui peuvent se reprocher les fonds manquants. Le détenteur unique des fonds de petite caisse doit être tenu responsable du maintien de l’argent dans un lieu sûr. La boîte dans laquelle se trouve la caisse doit être verrouillée - le tiroir du caissier est une option judicieuse - pour empêcher tout accès non autorisé. Pour sécuriser davantage le fonds de petite caisse, le coffret doit être conservé dans un endroit sécurisé, tel qu’un placard, un tiroir de bureau ou un coffre-fort, auquel seul le dépositaire du fonds de petite caisse a accès.
