Le rapprochement de votre compte bancaire de paie consiste à comparer le solde du compte de paie du grand livre général à votre relevé bancaire. La différence entre les deux soldes peut être due aux chèques émis qui n’ont pas encore été compensés, aux différences temporelles entre votre mois de comptabilité et la date de clôture de votre relevé bancaire ou à des erreurs sur le relevé bancaire ou les écritures dans votre grand livre. La réconciliation du compte bancaire de la paie peut être un processus simple ou plus compliqué, en fonction de la complexité et de la taille de votre masse salariale.
Articles dont vous aurez besoin
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Tableur
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relevé bancaire
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Rapport d'activité du grand livre
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Rapports de paie
Format de rapprochement
Préparez un tableur. Utilisez la première colonne de votre feuille de calcul pour saisir les descriptions de vos éléments de ligne. Utilisez la deuxième colonne pour entrer le montant pour chaque poste.
Sur la première ligne, entrez la description «Solde par banque» et dans la colonne du montant, le solde final par relevé bancaire.
Listez les ajustements de votre solde bancaire sur les lignes suivantes en donnant à chacun une description unique et un montant.
Faites le total de votre solde bancaire et de tous vos ajustements. Lorsque cette somme est égale à votre solde du grand livre, vous avez terminé le rapprochement. Entrez la description «Solde par grand livre» à la dernière ligne du rapprochement. Affichez le montant de cette ligne avec un double soulignement pour indiquer qu'il s'agit du total général.
Résolvez les ajustements qui ne sont pas simplement des différences de timing en réservant une entrée de correction dans votre grand livre ou en contactant votre banque si celle-ci a commis une erreur dans votre compte.
Ajustements communs
Comparez les chèques émis dans vos rapports de paie avec les chèques qui ont été libérés par la banque pour identifier les chèques en circulation. Entrez le total de tous les chèques en attente sous forme de nombre négatif. Votre banque peut vous fournir une liste des chèques en circulation.
Vérifiez que le montant des dépôts directs émis et comptabilisés dans votre grand livre est égal au montant que la banque a débité de votre compte pour les dépôts directs. Si le relevé bancaire ne montre pas un dépôt direct émis que vous avez déjà enregistré dans le grand livre, entrez-le comme un ajustement positif.
Indiquez les frais bancaires inclus dans votre relevé bancaire mais non enregistrés dans votre grand livre comme un ajustement positif. Préparez une entrée dans votre grand livre pour enregistrer les frais.
Comparez le montant retiré de votre compte de caisse pour les charges sociales au montant des charges sociales que vous avez imputé au grand livre. Si le montant prélevé à la banque diffère, entrez la différence comme ajustement. Si le retrait bancaire est plus élevé, vous devez entrer la différence en tant qu’ajustement positif.
Conseils
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La ligne de fond de votre rapprochement doit être le solde du grand livre.
Pour rendre votre rapprochement plus professionnel, incluez un en-tête de rapport, des en-têtes de colonnes et des notes expliquant comment et quand les éléments de rapprochement seront effacés, qui a préparé le rapprochement et répertoriez les pièces justificatives que vous avez utilisées, ainsi que l'emplacement de la copie électronique du fichier de calcul.
Résolvez les éléments de rapprochement avant la fin de la période comptable suivante. Si des éléments de rapprochement de la période précédente restent non résolus, incluez-les dans une section Ajustements de votre rapprochement actuel et de tous les rapprochements futurs jusqu'à ce qu'ils soient résolus.
