Une petite caisse est une petite somme d’argent qu’une entreprise réserve aux dépenses courantes telles que les fournitures de bureau, les frais de port dus pour le courrier ou les frais de carburant. Il s’agit d’un fonds affecté au paiement de frais pour lesquels la société n’écrit pas de chèque ni n’achète d’acompte. Également connu sous le nom de «fonds d’avance», il est reconstitué exactement selon le montant dépensé. Le solde du fonds doit toujours être égal au montant du solde établi pour le fonds.
Écrivez l'écriture au journal lorsque la petite caisse est établie. Supposons que la librairie locale ait déterminé qu'il fallait garder 100 $ en espèces pour couvrir les dépenses diverses. Une écriture de journal à deux lignes doit être enregistrée pour cette transaction: Ligne 1: Petite caisse: débit: 100,00; Ligne 2: en espèces: crédit: 100,00; Comme l'indique l'entrée, aucun fonds n'a encore été dépensé pour des dépenses diverses.
Enregistrez l'écriture de journal pour les dépenses diverses et reconstituez le fonds de petite caisse. Supposons, en reprenant l'exemple de l'étape 1, que la librairie a dépensé 25 dollars en essence, 12,50 dollars en fournitures de bureau, 28 dollars en repas et 11,50 dollars en frais de poste. Les entrées suivantes doivent être enregistrées sous la rubrique "Dépenses de la petite caisse": Ligne 3: Dépenses de la petite caisse Ligne 4: Essence: Débit: 25,00; Ligne 5: Fournitures de bureau: débit: 12,50; Ligne 6: repas: débit: 28,00; Ligne 7: affranchissement: débit: 11,50; Ligne 8: en espèces: crédit: 77,00; Vous épurez l'argent du fonds avec les achats. Par conséquent, les biens achetés, des lignes 4 à 7, sont débités et le montant total épuisé est crédité sur la ligne 8. Le reçu pour les dépenses dans cet exemple est de 77 $. Par conséquent, un montant de 77 $ doit être ajouté au tiroir-caisse pour réapprovisionner le fonds.
Faire des ajustements pour l'argent à court et plus. Bien que des mesures prudentes soient prises pour assurer la gestion interne de la trésorerie, des erreurs se produisent. Surtout lors du traitement de la petite caisse et de la monnaie, la somme n’est pas toujours égale à ses parties. Si 21 $ est le montant restant dans le tiroir de la petite caisse, mais que les reçus ne totalisent que 77 $, le montant restant dans le tiroir et les reçus s’élèvent à 98 $; la pénurie de 2 dollars du premier fonds de petite caisse établi, soit 100 dollars, est considérée comme un manque à gagner et plus. L'écriture de journal se présentera comme suit: Ligne 3: dépenses de la petite caisse Ligne 4: essence: débit: 25,00; Ligne 5: Fournitures de bureau: débit: 12,50; Ligne 6: repas: débit: 28,00; Ligne 7: affranchissement: débit: 11,50; Ligne 8: Short Short & Over: Débit: 2,00; Ligne 9: en espèces: crédit: 79,00; Dans ce cas, l’argent de 79 $ doit être ajouté au tiroir-caisse pour reconstituer le fonds.
