Tout le monde peut apprécier la vue d’un dirigeant occupé et de haut niveau, assis derrière un grand bureau sans un bout de papier - sans parler d’une tache de poussière - en vue. Les apparences démentent la réalité, car cet exécutif est probablement aussi occupé que vous mais il a trouvé un moyen d'organiser sa charge de travail de bureau. Vous pouvez aussi, aussi longtemps que vous développez un système qui fonctionne pour vous. Cela pourrait impliquer l'utilisation de techniques «éprouvées» et le rejet des autres.Comme cet exécutif de haut niveau, rappelez-vous que vous êtes responsable et qu'il vous incombe de prendre le contrôle de votre charge de travail avant qu'il ne prenne le contrôle de vous.
Établissez un système de classement - électronique et sur papier - afin de pouvoir vous passer rapidement des informations une fois que vous avez terminé de les consulter. De nombreux professionnels de l’entreprise sont des «maîtres empileurs», ce qui signifie qu’ils ont tendance à accumuler des piles de papier qui les submergent à la longue. Engagez-vous à travailler sur un projet puis, lorsque vous avez terminé, archivez-le rapidement. Pour les fichiers papier, établissez un système de fichiers codé par couleur, chaque couleur indiquant un message ayant un sens pour vous. Par exemple, implémentez un système de hiérarchie à trois couleurs dans lequel le vert signifie «priorité élevée», le jaune signifie «priorité modérée» et le rouge signifie «priorité basse». Ou, pour réduire le nombre de fichiers sur votre bureau, utilisez un système à deux couleurs. Suivez la même logique pour créer un système de classement informatique.
Créez une liste de tâches quotidienne et conservez-la avec vous à tout moment pour rester concentré et en bonne voie. Rayer les tâches que vous complétez. De même, gardez un calendrier avec vous à tout moment, en effectuant des renvois si nécessaire. Passez en revue votre liste de tâches à faire à la fin de chaque journée et au début de chaque nouvelle journée pour consolider vos obligations quotidiennes dans votre esprit.
Fixez des limites et des délais pour chacune de ces tâches, en étant optimiste mais aussi réaliste. Soyez particulièrement vigilant sur le temps que vous consacrez à la lecture et à la réponse aux e-mails, car il est incroyablement facile de se laisser entraîner dans le "vortex d'e-mail" qui prend du temps. Etiquetez-les avec des messages "hautement prioritaires" pour vous aider à concentrer vos efforts puis décider de réagir ou non en conséquence.
Commencez les appels téléphoniques et les réunions avec une estimation de leur durée, puis observez l'horloge et respectez le plan. Les gens respecteront votre discipline si vous dites quelque chose du genre: "Comme je sais que nous sommes tous occupés, faisons de notre mieux pour limiter cet appel ou cette réunion à 30 minutes".
Fixez des limites aux collègues qui pourraient vous piéger lors d'un déjeuner prolongé ou d'une longue conversation au sujet de leur terrible rendez-vous aveugle la nuit précédente. Bien que certaines interactions sociales soient importantes pour l’établissement de relations entre collègues, veillez à ce qu’elles ne deviennent pas incontrôlables et ne vous précipitent pas dans une journée de travail bien structurée.
Reconsidérer le multitâche. Vous pensez peut-être que parler au téléphone, écrire un e-mail et revoir une proposition marketing font de vous un super employé mais, en fait, vous pouvez être en train de diffuser votre attention et au lieu d’être contre-productif. Si vous devez le faire, forcez-vous à concentrer votre attention sur une tâche à la fois et comparez les résultats au mode multitâche d'organisation de votre charge de travail.
Évaluez votre charge de travail actuelle avant d'accepter d'assumer de nouvelles responsabilités. Bien que de nombreux employés présument qu’ils doivent s’engager et ne jamais refuser ces demandes, réfléchissez bien si vous avez le temps d’achever les tâches et si elles peuvent être accomplies selon vos propres normes.
Consultez votre superviseur pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie avec votre plan d'organisation de la charge de travail de votre bureau. Passez en revue votre «plan d’action» et demandez des commentaires.
