Même dans un bureau composé d'une seule personne, l'organisation des procédures de bureau est essentielle au fonctionnement efficace d'une entreprise. La création d'un ensemble de procédures organisées facilite la gestion d'une entreprise et réduit le temps requis pour les tâches supplémentaires telles que le classement, l'achat et la gestion des tâches administratives de base.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de traitement de texte
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Imprimante
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Reliure à trois anneaux
Créez une liste de procédures à organiser. Assurez-vous de répertorier toutes les procédures de bureau que vous prévoyez de faire à l'avenir, même si elles sont effectuées rarement.
Déterminez la personne actuellement responsable de chaque procédure de bureau. Si plusieurs personnes sont responsables, identifiez la personne qui effectue la procédure de la manière la plus efficace ou la plus capable de la décrire.
Demandez à chaque personne d'écrire une description détaillée de la manière dont elle exécute chaque procédure de bureau. Assurez-vous que chaque personne respecte un format clair et détaillé, étape par étape, en fournissant un modèle ou un exemple de la manière dont chaque description de procédure d'office doit être écrite. Demander à chaque personne de fournir une copie de sa description dans un format de document de traitement de texte courant.
Combinez toutes les descriptions de procédures de bureau dans un seul document maître, organisé en chapitres par fonction. Par exemple, regroupez toutes les procédures comptables dans un seul chapitre, toutes les procédures d'expédition dans un autre chapitre.
Imprimez le document complet et fournissez à votre personnel au moins un cartable à trois anneaux contenant toutes les procédures de bureau. Fournissez à chaque membre du personnel un document séparé, couvrant toutes les procédures de bureau dont ils sont responsables, et assurez-vous que tous les membres du personnel lisent les documents relatifs aux procédures de bureau qu'ils exécutent régulièrement.
