Suggestions sur la façon d'améliorer les procédures de bureau

Nous avons tous travaillé dans des bureaux chaotiques: des papiers et d’autres documents s’empilent, le personnel est frustré et incertain de ses responsabilités et la direction n’est pas satisfaite de ce que le personnel accomplit. Comment pouvez-vous faire fonctionner le bureau sans heurts? Disposer de procédures claires à suivre par le personnel aidera tout le reste à se mettre en place: vous aurez un bureau plus propre, un personnel plus heureux et plus productif et de meilleurs gestionnaires en un rien de temps.

Articles dont vous aurez besoin

Ordinateur
Papier
Carnet

Créer un protocole

Recherchez les domaines de l’organisation qui ne sont pas clairs en écrivant une enquête et en interrogeant le personnel. Demandez aux membres du personnel ce qu’ils ne savent pas bien savoir, s’il s’agit de leur rôle et de leurs responsabilités, à qui ils relèvent, ou comment faire certaines procédures correctement.

Créez un manuel de l'employé basé sur ce sur quoi les employés ont besoin d'éclaircissements. Incluez également les stratégies standard de l'entreprise, y compris des informations sur l'environnement de bureau. Le personnel doit savoir que les documents doivent être classés à temps, qu’ils redressent leur bureau avant de quitter le travail et qu’ils contribuent à créer un espace de travail propre.

Créer des procédures opérationnelles standard, ou SOP. Les SOP sont des instructions écrites qui définissent qui, quoi, où, pourquoi et comment de chaque tâche. Créez une POS pour chaque tâche que le personnel doit suivre. Incluez un paragraphe de synthèse sur le processus, des instructions étape par étape sur la procédure à suivre et une liste de ressources si elles ont besoin d'informations supplémentaires. Indiquez une date dans le futur, dans 6 à 12 mois, lorsque cette SOP sera revue et mise à jour. Indiquez également le nom et les coordonnées de la personne responsable dans cette procédure au sein de l'organisation. Ainsi, le personnel saura qui contacter pour obtenir plus d'informations. Placez toutes les procédures opératoires normalisées dans un cahier et mettez-les à la portée de l'ensemble du personnel afin qu'il puisse consulter une procédure s'il doit vérifier quelque chose. Rédigez de nouvelles SOP pour les nouvelles procédures qui surviennent et ajoutez-les au livre.

Former le personnel et s'organiser

Donnez le manuel de l'employé à tous les employés actuels dès qu'il est terminé et aux nouveaux employés quand ils sont embauchés. Les employés peuvent améliorer le fonctionnement du bureau s'ils savent ce qu'on attend d'eux.

Former les employés sur toutes les procédures opératoires qui les concernent. Demandez au membre du personnel responsable de la procédure de former d’autres membres du personnel individuellement ou en groupe. Formez le personnel à toutes les procédures après leur élaboration, afin que le personnel sache clairement ce que l’on attend d’eux lorsqu’il la fait.

Organisez une journée de nettoyage avec tout le personnel pour organiser le bureau. Cela ne devrait pas être fait souvent. Après avoir lu le manuel de l'employé et appris les nouvelles procédures opératoires normalisées, le personnel devrait avoir une idée précise de la marche à suivre.