Les politiques et procédures sont importantes pour une entreprise car, comme expliqué par le ministère de la Santé et des Familles de l’Australie, elles définissent la manière dont une entreprise est censée fonctionner et définissent son point de vue moral, éthique et juridique. L'amélioration des politiques et des procédures peut donc renforcer la productivité et les relations internes et externes d'une entreprise. Cela peut à son tour se traduire par de meilleures recettes et le succès global de l’entreprise.
Identifier les objectifs de l'entreprise. Tout dans les politiques et procédures doit refléter ces objectifs.
Passez en revue les politiques et procédures en vigueur pour savoir si elles sont à jour et répondent aux objectifs de la société.
Organisez des réunions formelles et informelles avec les employés, des entretiens et des enquêtes pour savoir ce que les employés estiment nécessaire d’être dans les politiques et procédures. Il est possible que la direction ait des points de vue divergents sur ce qui est important pour les politiques et les procédures. L'inclusion des points de vue des employés élimine le risque d'avoir des politiques et des procédures qui ne répondent pas aux besoins des employés.
Enquêter sur les lois applicables aux opérations commerciales. Ces lois peuvent changer avec le temps. Le manuel actuel des politiques et procédures doit refléter la version actuelle des lois et définir clairement l'impact de ces lois sur les protocoles.
Divisez les politiques et les procédures en deux sections. La première section devrait décrire les protocoles qui s'appliquent à tous les employés. La deuxième section doit être subdivisée par département et détailler les réglementations applicables à chaque section de l'entreprise. Cela permet aux employés de trouver très rapidement des données relatives à leur travail.
Choisissez un format concis pour les politiques et procédures révisées et ne laissez pas les lecteurs feuilleter le manuel.
Développez et développez le contour de chaque section. Demandez-vous si les descriptions des services et des emplois sont claires et faites-les réviser par un comité pour identifier les zones d'ambiguïté.
Passez en revue les politiques et procédures du 7 Cs. Comme souligné par Chris Anderson de work.com, les 7 C incluent le contexte (les inclusions sont pertinentes), la cohérence (les termes sont toujours utilisés de la même manière), la complétude (pas de manque d'informations), le contrôle (les termes détaillent les objectifs et l'autorité de la société), la conformité (les termes indiquent comment respecter les règles et les pénalités), l’exactitude (pas de fautes de frappe, d’orthographe ou de grammaire) et la clarté (pas d’ambiguïté).
Faites réviser les politiques et procédures par des experts externes à l'entreprise. Par exemple, un avocat peut examiner les politiques et procédures afin de s’assurer qu’elles ne contiennent pas d’échappatoires juridiques ou de responsabilités.
Conseils
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Gardez à l'esprit les différents styles d'apprentissage lors de l'élaboration des stratégies et des procédures. Assurez-vous d'inclure des graphiques et des représentations visuelles pour aider les apprenants plus graphiques.
